內(nèi)審,也稱為第一方審核,由組織自己或以組織的名義進行,審核的對象是組織自己的管理體系,驗證組織的管理體系是否持續(xù)的滿足規(guī)定的要求并且正在運行。
它為有效的管理評審和糾正、預防措施提供信息,其目的是證實組織的管理體系運行是否有效,可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。是對所策劃的體系、過程及其運行的符合性和有效性進行系統(tǒng)的、定期的審核,保證管理體系的自我完善和持續(xù)改進的過程。
按照內(nèi)審程序規(guī)定,制定年度審核計劃,確定內(nèi)審的實施月份。內(nèi)審應覆蓋質(zhì)量管理體系所有過程、部門和場所,每年至少一次。
1、年度內(nèi)審策劃
按照內(nèi)審程序規(guī)定,制定年度審核計劃,確定內(nèi)審的實施月份。內(nèi)審應覆蓋質(zhì)量管理體系所有過程、部門和場所,每年至少一次。
如下特殊情況時可增加內(nèi)審頻次:
當合同要求或客戶需要評價質(zhì)量管理體系時;
當機構(gòu)和職能有重大變更時;
發(fā)現(xiàn)嚴重不合格而需要審查時;
第三方審核認證或監(jiān)督審核前;
最高管理者提出要求時。
2、成立內(nèi)審小組
根據(jù)內(nèi)審活動目的、范圍、部門、過程及日程安排,最高管理者授權(quán)成立內(nèi)審小組。
3、編制內(nèi)審實施計劃
按照年度內(nèi)審計劃安排的月份,編制內(nèi)審日程計劃,在編制內(nèi)審實施計劃時編制人應與各內(nèi)審員及被審核部門負責人確認時間的安排是否合理,如有問題,及時調(diào)整計劃。
審核實施計劃應包括以下內(nèi)容:
(1)內(nèi)審的目的、范圍、起止日期;
(2)依據(jù)的文件;
(3)本次審核的主要內(nèi)容和時間安排:
(4)內(nèi)審員分工。
4、編制內(nèi)審檢查表
審核前內(nèi)審員應根據(jù)分工編制檢查表,檢查表要求:
(1)應突出審核區(qū)域的主要職能,選擇典型關(guān)鍵的質(zhì)量問題應覆蓋質(zhì)量管理方面的全部職能,包括本公司客戶的一些特殊要求。
(2)使用一段時間后形成相對穩(wěn)定內(nèi)容,作為標準檢查表,為以后內(nèi)審提供參考。
5、通知內(nèi)審
內(nèi)審前至少提前一周通知受審部門,內(nèi)審實施計劃應得到受審核部門負責人的確認。
6、首次會議
現(xiàn)場審核前應召開首次會議,由審核組全員和受審部門負責人及有關(guān)人員參加,會議由內(nèi)審組長主持,與會人員應簽到,會議時間以不超過半小時為宜。
首次會議召開的主要內(nèi)容:
(1)向受審核部門介紹審核組成員分工;
(2)聲明審核范圍、目的和依據(jù);
(3)簡要介紹實施審核所采用的方法和程序;
(4)在審核組和受審核部門之間建立聯(lián)系;
(5)宣讀審核計劃,澄清審核計劃中不明確的內(nèi)容。
7、現(xiàn)場審核
現(xiàn)場審核是使用抽樣檢查的方法尋找客觀證據(jù)的過程。在這個過程中,審核員的個人素質(zhì)和審核策略、技巧可以得到充分的發(fā)揮。
稱職的審核員會在輕松自如并使受審核方口服心服的情況下,完成審核任務(wù)。
8、末次會議
現(xiàn)場審核結(jié)束后應召開末次會議,內(nèi)審組長主持,審核組全員和受審核部門相關(guān)人員參加并簽到。
末次會議的主要內(nèi)容:
(1)重申審核范圍、目的和依據(jù);
(2)審核說明;
(3)宣讀不合格項報告;
(4)提出糾正措施要求;
(5)宣讀審核意見,說明審核報告發(fā)布時間、方式及其它后續(xù)要求;
(6)審核總結(jié)。
末次會議應有記錄,并保存。
9、內(nèi)審報告
末次會議結(jié)束一周左右,內(nèi)審組長應對本次審核的不合格報告進行匯總、分析,并最高管理者提交《內(nèi)部審核報告》。
不合格項報告作為附件,分發(fā)給各相關(guān)部門。
10、跟蹤審核
審核組應對糾正預防措施情況進行跟蹤,驗證,并及時向最高管理者反映跟蹤、驗證狀況。并在緊接著的下一次審核時,對實施的實施情況及效果進行復查評價,寫入報告,實現(xiàn)審核閉環(huán)管理以推動連續(xù)的質(zhì)量改進。
在任何組織中從審核得到的真正益處最終來自“自身”的審核。