還可以把Word 2000 的文檔表格當(dāng)作數(shù)據(jù)庫，對它們執(zhí)行簡單的 數(shù)據(jù)庫功能，例如數(shù)據(jù)的添加、檢索、分類、排序等，這些功能為我們管理Word 文檔表格提供了很大的方便，簡化了對Word 表格的 處理工作。如果用戶能夠熟練地運用Word 的數(shù)據(jù)庫功能，可以提高 對Word 表格的處理能力，從而提高工作效率。另一方面，在郵件合 并功能中，對數(shù)據(jù)源的各種處理都是與Word 的數(shù)據(jù)庫功能密切相關(guān) 的。
使用Word 數(shù)據(jù)庫功能之前，要先顯示【數(shù)據(jù)庫】工具欄，可以 先選擇【視圖】菜單中的【工具欄】命令，再在級聯(lián)菜單中選擇【數(shù) 據(jù)庫】命令；或在Word 工具欄區(qū)單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單 中選中【數(shù)據(jù)庫】選項打開【數(shù)據(jù)庫】工具欄，如圖4-32 所 示。word表格與數(shù)據(jù)庫 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170345464.gif">
4.5.1 將其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)插入Word 表格
可以從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫中讀入數(shù)據(jù)，以Word 表格形式插入到當(dāng)前 文檔中，所用的步驟如下：
（1）單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【插入數(shù)據(jù)庫】按鈕，出現(xiàn)【數(shù) 據(jù)庫】對話框，如圖4-33 所示。word表格與數(shù)據(jù)庫 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170345930.gif">
（2）單擊【獲取數(shù)據(jù)】按鈕，彈出【選擇數(shù)據(jù)源】對話框，類 似于打開文檔窗口。
（3）選定合適的數(shù)據(jù)源文件，文件類型可以是Word 表格文檔（指 只包括一個Word 表格而無其他文本的文檔）、Excel 工作表、 FoxPro/dBASE 數(shù)據(jù)庫等。
（4）單擊【確定】按鈕打開它。
（5）如果要按照一定條件插入記錄，單擊【查詢選項】按鈕， 彈出查詢選項對話窗口，單擊【篩選記錄】選項卡，如圖4-34 所示。word表格與數(shù)據(jù)庫 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170346129.gif">
（6）在篩選記錄選項卡中輸入一個或多個條件關(guān)系式。
（7）如果需要按一定的順序插入數(shù)據(jù)記錄，那么單擊【排序記 錄】選項卡。
（8）設(shè)定記錄排序的條件。
（9）如果不打算在文檔插入記錄的所有字段，只想有選擇地插 入幾個，單擊【選擇域】選項卡。
（10）通過刪除【選定域】列表框中的字段來選擇插入哪些字段。
（11）如果插入的表格中希望插入字段名，選中【包含域名】復(fù) 選框。
（12）全部選項條件設(shè)定完畢，單擊【確定】按鈕返回。
（13）單擊【表格自動套用格式】按鈕，可以選擇表格格式并返回。
（14）單擊【插入數(shù)據(jù)】按鈕，彈出插入數(shù)據(jù)對話窗口。
（15）在【插入數(shù)據(jù)】組框中選擇記錄范圍，可以選擇全部或部 分。
（16）如果希望數(shù)據(jù)插入文檔后還可以隨數(shù)據(jù)源的更新而自動更 新文檔中的數(shù)據(jù)，選中【將數(shù)據(jù)作為域插入】復(fù)選框。
（17）單擊【確定】按鈕，Word 2000 按選定條件將數(shù)據(jù)插入到 Word 表格中。
4.5.2 管理數(shù)據(jù)庫的域名
對Word 文檔中的表格，Word 都可以把它當(dāng)作數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理， 其中的一項功能是進(jìn)行域名（就是表格第一行各列的名稱）管理。 利用域名管理對話窗口，主要可以進(jìn)行三方面的管理：
- 增加域名：就是在表格中增加一個新列，并給它命名，相當(dāng) 于插入表格列；
- 刪除域名：就是刪除一個表格列的名稱，同時將表格中對應(yīng) 的一列刪除，相當(dāng)于刪除表格列的功能；
- 重命名域名：就是給已有表格列的名稱重新起一個名字，相 當(dāng)于修改表格的表頭。
單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【管理域】按鈕可以打開域名管理對 話窗口，如圖4-35 所示，在此窗口中，用戶可以方便地完成上述三 項工作。word表格與數(shù)據(jù)庫 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170347424.gif">
4.5.3 修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)或向數(shù)據(jù)庫添加數(shù)據(jù)
在制作Word 表格時，可以直接在表格的單元格中輸入數(shù)據(jù)。此 外，Word 2000 還提供了通過對話窗口向表格中修改和添加數(shù)據(jù)的功 能，使表格的數(shù)據(jù)輸入操作變得更直觀和簡捷。
用對話窗口添加數(shù)據(jù)的方法如下：
（1）插入點移到Word 表格中，單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【數(shù) 據(jù)表單】按鈕，出現(xiàn)【數(shù)據(jù)表單】對話框，如圖4-36 所示。word表格與數(shù)據(jù)庫 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170347105.gif">
（2）利用對話窗口左下角的數(shù)據(jù)庫工具按鈕可以瀏覽整個數(shù)據(jù) 庫，單擊【新增】按鈕，可以向數(shù)據(jù)庫添加新的記錄，單擊【刪除】 按鈕可以刪除當(dāng)前記錄。
（3）如果要修改記錄，可在各域名后面的文本框中鍵入新的內(nèi) 容。如果當(dāng)前記錄修改一半后想放棄修改，可單擊【還原】按鈕。
4.5.4 數(shù)據(jù)檢索
對一個有很多記錄的大型表格，往往需要查找其中的某個或某些 具有一定特征的記錄，Word 2000 提供了數(shù)據(jù)庫的檢索功能，方法如 下：
（1）單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【查找記錄】按鈕，出現(xiàn)【在 域中查找】對話框，如圖4-37 所示。word表格與數(shù)據(jù)庫 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170347846.gif">
（2）單擊【查找域】列表框，彈出域列表框，從中選中要搜索 的域名。
（3）在彈出對話窗口的【查找內(nèi)容】編輯框中鍵入要查找的的 文字。
（4）單擊【查找下一個】按鈕，可以在表格中查找記錄。
（5）查找完畢，單擊【確定】按鈕返回。 注意：
要使用上述方法在一個表格中查找特定記錄，那么這個表格必須 是一個獨立的文檔。
4.5.5 數(shù)據(jù)排序
Word 2000 可以方便地對選定的表格進(jìn)行數(shù)據(jù)排序，方法有兩種。
4.5.5.1 復(fù)雜排序
（1）將插入點置于要進(jìn)行排序的表格中。
（2）單擊【表格】菜單中的【排序】命令，出現(xiàn)【排序】對話 框，如圖4-38 所示。
（3）在【排序依據(jù)】組框中選擇第一個排序的域名。
（4）在【類型】對話框中，選定排序的方法：【筆畫】、【拼 音】、【數(shù)字】或【日期】。
（5）選定排序順序，選擇【遞增】選項，進(jìn)行升序排序，選擇 【遞減】選項，進(jìn)行降序排序。
（6）如果要用更多的列作為排序的依據(jù)，可以在【然后依據(jù)】 框中重復(fù)（3）~（5）的步驟。
（7）單擊【確定】按鈕進(jìn)行排序。word表格與數(shù)據(jù)庫 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170348890.gif"
4.5.5.2 簡單排序
（1）將插入光標(biāo)定位到表格中欲排序的列上。
（2）單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【升序】按鈕，可使光標(biāo)所在列以升序排列；單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【降序】按鈕，可使光 標(biāo)所在列以降序排列。
對于簡單排序，如果表格列中的內(nèi)容是純中文，默認(rèn)按筆畫順序 排序；如果表格列中的內(nèi)容是中文、英文和數(shù)字相混合的，默認(rèn)的 排序順序是數(shù)字、英文、中文。復(fù)雜排序靈活多變，適用面廣，實 用性強(qiáng)；簡單排序簡單易行，但實用性差。如果要以一列為主索引 列，再選一列或兩列作為次級索引列進(jìn)行排序，必須使用復(fù)雜排序。 當(dāng)只有一個索引列時，兩種方法都可以使用，但是，如果對中文字 符欲按拼音順序排序時，必須使用復(fù)雜排序。
4.5.6 增加或刪除數(shù)據(jù)庫記錄
對選定的表格，還可以方便地增刪其記錄（也就是表格行），通 過【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【新增記錄】按鈕和【刪除記錄】按鈕可 以達(dá)到這個目的。
4.5.6.1 刪除記錄
（1）把插入光標(biāo)移到欲刪除的記錄上。
（2）單擊【刪除記錄】按鈕就可以將這條記錄刪除。
4.5.6.2 新增記錄
（1）把插入光標(biāo)移到表格上。
（2）單擊【新增記錄】按鈕就在表格的最后增加一條空白記錄。