在平常應(yīng)用中，經(jīng)常要對(duì)表格的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，如求和、平均等。 Word 2000 帶了一些基本的計(jì)算功能。這些功能是通過(guò)【域】處理功 能實(shí)現(xiàn)的，我們只需利用它即可方便地對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種運(yùn) 算。
Word 的表格計(jì)算功能在表格項(xiàng)的定義方式、公式的定義方法、 有關(guān)函數(shù)的格式及參數(shù)、表格的運(yùn)算方式等方面都與Excel 基本一 致，任何一個(gè)用過(guò)Excel 的用戶都可以很方便地利用“域”功能在 Word 中進(jìn)行必要的表格運(yùn)算。
下面通過(guò)一個(gè)成績(jī)統(tǒng)計(jì)的例子學(xué)習(xí)Word 的表格計(jì)算功能。
4.4.1 表格中單元格的引用
表格中的單元格可用諸如 A1、A2、B1、B2 之類的形式進(jìn)行引用， 表格的列用英文字母表示，表格的行用數(shù)字表示，如圖4-28 所示。
圖4-28 表格引用
在公式中引用單元格時(shí)，用逗號(hào)分隔，而選定區(qū)域的首尾單元之 間用冒號(hào)分隔。有兩種方法可表示一整行或一整列。如果用1:1 表 示一行，當(dāng)表格中添加一列后，計(jì)算將包括表格中所有的行；如果 用 a1:c1 表示一行，當(dāng)表格中添加一列后，計(jì)算內(nèi)容只包括a、b、 和c 行。
可以用書簽定義表格，來(lái)引用表格外或其他表格中的單元格。例 如，域{=average（Table2 b:b）}是對(duì)由書簽標(biāo)記為 Table 2 的表 格中的 B 列求平均值。
Word 與Excel 不同，不能使用相對(duì)引用，Word 中的單元格引用 始終是完全引用并且不帶美元符號(hào)。
4.4.2 對(duì)一行或一列求和
如果想對(duì)一行或一列求和，可以使用【表格和邊框】工具欄上的 【自動(dòng)求和】按鈕，按照下述步驟進(jìn)行：
（1）單擊要放置計(jì)算結(jié)果的單元格。
（2）單擊【表格和邊框】工具欄上的【自動(dòng)求和】按鈕，Word 就會(huì)自己判斷進(jìn)行求和，如圖4-29 所示。
在上述計(jì)算中，Word 2000 將計(jì)算結(jié)果作為一個(gè)域插入選定的單 元格。如果插入點(diǎn)位于表格中一行的右端，則它對(duì)該單元格左側(cè)的 數(shù)據(jù)進(jìn)行求和；如果插入點(diǎn)位于表格中一行的左端，則它對(duì)該單元 格右側(cè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和。
4.4.3 在表格中進(jìn)行其他計(jì)算
除了可以對(duì)行和列進(jìn)行數(shù)字求和計(jì)算外，Word 2000 還可以進(jìn)行 其他一些較復(fù)雜的計(jì)算，如求平均值，四則運(yùn)算等。比如要對(duì)上面 表格中的每個(gè)科目求平均分，方法如下：
（1）選定要放置計(jì)算結(jié)果的單元格，先選定B5。
（2）選擇【表格】菜單的【公式】命令，將出現(xiàn)【公式】對(duì)話 框，如圖4-30 所示。
（3）在【公式】文本框內(nèi)可能會(huì)顯示W(wǎng)ord 2000 建議使用的公 式。如果所選單元格位于數(shù)字列底部，Word 2000 會(huì)建議使用“=SUM （ABOVE）”公式，對(duì)該單元格上面的各單元格求和；如果所選單元 格位于數(shù)字行右邊，Word 2000 會(huì)建議使用“=SUM（LEFT）”公式， 對(duì)該單元格左邊的各單元格求和；如果不想用Word 2000 建議的公 式，則從【公式】文本框中將其刪除。
（4）可以在【公式】文本框中輸入公式，本例子輸入“=AVERAGE （B2：B4）”，求單元格B2:B4 的平均值。再單擊【粘貼函數(shù)】下 拉框，從中選擇所需要的函數(shù)。Word 為表格計(jì)算功能提供了許多計(jì) 算函數(shù)，它們與Excel 的計(jì)算函數(shù)基本一致，用戶可根據(jù)需要從中加以選擇。此時(shí)【公式】文本框中將顯示出該函數(shù)名，用戶應(yīng)在單 括號(hào)內(nèi)指定公式計(jì)算引用的單元格。
（5）從【數(shù)字格式】下拉框中選擇或輸入合適的數(shù)字格式，本 例子選擇【0.00】�！緮�(shù)字格式】下拉框主要用于定義Word 自動(dòng)計(jì) 算出來(lái)的表格數(shù)據(jù)的格式，用戶必須適當(dāng)?shù)丶右栽O(shè)置，以便保證表 格數(shù)據(jù)與原來(lái)的格式相同。如我們?cè)谏厦嫠x擇的【0.00】即表示 按正常方式顯示，并將計(jì)算結(jié)果保留兩位小數(shù)。
（6）單擊【確定】按鈕，關(guān)閉【公式】對(duì)話框。
此時(shí)，Word 就會(huì)在B5 單元格中插入一個(gè){=AVERAGE（B2:B4）} ‘0.00’}的域，并顯示結(jié)果“77.00”。通常情況下，Word 并不直 接顯示域代碼，而只是顯示最后的計(jì)算結(jié)果。若打算查看域代碼， 可現(xiàn)行選定該域，然后按下Alt＋F9 鍵。再次按下Alt＋F9 將切換 回計(jì)算結(jié)果，如圖4-31 所示
采用同樣的方法為F3、F4、F5 等單元格定義所需的計(jì)算公式。
需要注意的是，Word 是通過(guò)【域】來(lái)完成數(shù)據(jù)計(jì)算功能的，它并 不是真正地像Excel 那樣進(jìn)行計(jì)算，因此當(dāng)我們?cè)诒砀裰行薷牧擞?關(guān)數(shù)據(jù)之后，Word 將不會(huì)自動(dòng)進(jìn)行刷新。為解決這一問(wèn)題，可先行 選定需更改的域，然后再按下F9 鍵，Word 即會(huì)更改計(jì)算結(jié)果。如我 們?cè)谟?jì)算上表中的數(shù)據(jù)之后，發(fā)現(xiàn)張三的語(yǔ)文成績(jī)?yōu)?0（即需要將 B2 單元格的值修改為80），當(dāng)我們進(jìn)行修改之后，B5 單元格的值不 會(huì)自動(dòng)發(fā)生變化，此時(shí)可將光標(biāo)移至B5 單元格中，然后按下F9 鍵， 讓W(xué)ord 自動(dòng)將單元格中的數(shù)據(jù)更新為82.67，從而滿足了用戶的要 求。另外，用戶在執(zhí)行打印操作時(shí)，只需單擊【打印】對(duì)話框中的 【選項(xiàng)】按鈕，然后復(fù)選【更新域】選項(xiàng)，此后Word 在打印前會(huì)自 動(dòng)更新所有的【域】，這就免去了用戶逐一對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更 新的步驟。
總之，盡管Word 不具備真正的數(shù)據(jù)計(jì)算功能，但通過(guò)它的“域” 處理功能卻可滿足我們絕大多數(shù)表格數(shù)據(jù)計(jì)算的要求，廣大用戶可 充分加以利用。