不符合項(xiàng)的查出、處理是內(nèi)審員的基本功。基本功練不好，開出的不符合項(xiàng)報(bào)告將失去應(yīng)有的價(jià)值。那么，新上任的內(nèi)審員應(yīng)該如何開具不符合項(xiàng)呢？

 

一、不符合項(xiàng)事實(shí)的描述

 

1.不符合項(xiàng)事實(shí)內(nèi)容描述的基本要求可歸納為四條： 以客觀事實(shí)為依據(jù)、以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩、提出有深度的問題、得到受審核方的確認(rèn)。

 “以客觀事實(shí)為依據(jù)”：就是不符合事實(shí)必須是內(nèi)審員親眼看到的、當(dāng)事人親口陳述的，以及內(nèi)審員檢查受審核方的文件和記錄時(shí)查到的。

“以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩”：就是必須按照法律法規(guī)要求、合同要求、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求和組織質(zhì)量管理體系文件要求，檢查體系實(shí)施過程的符合性，而不能想當(dāng)然。

 “提出有深度的問題”：可以從兩個(gè)方面去理解。一個(gè)方面是對(duì)一些偶然發(fā)生的文件簽字不全、記錄編號(hào)斷續(xù)、必要的標(biāo)識(shí)漏寫等問題，雖然是不符合項(xiàng)，但是或不具有普遍性，或總體上也不影響體系運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量，當(dāng)面給受審核方提出，糾正即可，不必開具不符合項(xiàng)報(bào)告。另一方面是針對(duì)表象的問題，進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖匪�，看看問題產(chǎn)生的直接（初步）原因或普遍性。

“得到受審核方的確認(rèn)”：最簡(jiǎn)單的方法就是在審核現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)后，應(yīng)當(dāng)即給受審核方的陪同人和當(dāng)事人說清楚。必要時(shí)，也可給對(duì)方時(shí)間，拿出否定此不符合項(xiàng)的證據(jù)。如果他們拿不出否定的證據(jù)，就能做到使受審核方心服口服。

 

2.不符合項(xiàng)事實(shí)描述中，除了以上的基本要求之外，還要講究文字描述問題。文字描述的基本要求一般也可歸納成4條。

第一：文字描述必須是確鑿的事實(shí)，經(jīng)過受審核方確認(rèn)，不會(huì)引起爭(zhēng)議。

第二：文字記錄的事實(shí)必須有可追溯性。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，就應(yīng)在不符合事實(shí)描述中關(guān)注五個(gè)關(guān)鍵詞，可稱之為“五何”，即：何時(shí)、何地、何崗位、何樣本、何種情況。

第三：語言應(yīng)簡(jiǎn)潔、清楚、問題突出。

第四：事實(shí)的描述必須與不符合理由相呼應(yīng)。

 

二、不符合理由的陳述

 

不符合理由的陳述，俗稱“對(duì)標(biāo)”。就是指明該事實(shí)不符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的哪一條哪一句話，這是不符合項(xiàng)報(bào)告十分重要的組成部分。

對(duì)標(biāo)準(zhǔn)確性的最根本因素是內(nèi)審員對(duì)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的深刻理解。

 

三、不符合項(xiàng)性質(zhì)的判定

 

不符合項(xiàng)性質(zhì)分為兩大類，即嚴(yán)重（major）不符合項(xiàng)和一般（minor）不符合項(xiàng)。嚴(yán)重不符合項(xiàng)主要包括：

1.體系出現(xiàn)系統(tǒng)性不符合。比如，某一個(gè)過程或關(guān)鍵子過程多處重復(fù)性出現(xiàn)不符合項(xiàng)，或體系的關(guān)鍵績效指標(biāo)KPI未完成，也未采取積極的糾正措施等等。

2. 體系運(yùn)行出現(xiàn)區(qū)域性的不符合。如：某一個(gè)部門所主管的過程均出現(xiàn)或多個(gè)過程出現(xiàn)不符合項(xiàng)，且未采取有效的糾正措施等等。

3. 對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量具有重大影響或造成嚴(yán)重后果的不符合。

4. 存在嚴(yán)重違反法律法規(guī)或重要的國家標(biāo)準(zhǔn)的行為。

對(duì)于不同認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)的認(rèn)證機(jī)構(gòu)，嚴(yán)重不符合項(xiàng)的劃分類型可能還有一些更多的要求。其他的不符合項(xiàng)可以界定為一般不符合項(xiàng)。
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