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在體系管理工作中，會遇到一些常見的問題，以下是這些問題及其解決策略。
一、體系文件與實際操作脫節(jié)（“兩張皮”現(xiàn)象）
問題表現(xiàn)
體系文件規(guī)定的流程和要求在實際工作中得不到有效執(zhí)行。
例如：
體系文件規(guī)定了嚴格的生產(chǎn)操作流程，但生產(chǎn)現(xiàn)場員工為了追求產(chǎn)量，可能會簡化操作步驟；
或者體系文件中的質(zhì)量控制標準與實際生產(chǎn)過程中的控制措施不一致，導致質(zhì)量問題的出現(xiàn)。
解決策略
加強員工培訓，確保員工理解體系文件的重要性和具體要求。
培訓要結(jié)合實際工作場景，讓員工明白如何將文件要求融入到日常工作中。
同時，定期對體系文件進行審查和修訂，使其與實際操作相適應。
在審查過程中，要充分聽取一線員工的意見和建議，因為他們最了解實際工作中的情況。例如，企業(yè)可以成立由各部門代表組成的文件審查小組，定期對體系文件進行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時修改。
二、員工對體系管理缺乏積極性
問題表現(xiàn)
員工認為體系管理是額外的負擔，與自己的工作關(guān)系不大。表現(xiàn)為對體系管理工作不主動參與，如對體系培訓不積極參加，對體系改進建議不積極提出等。
解決策略
提高員工對體系管理工作的認識，通過宣傳教育讓員工了解體系管理對企業(yè)發(fā)展和個人工作的重要意義。例如，可以制作宣傳手冊、舉辦專題講座等。建立激勵機制，對在體系管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，如績效加分、獎金、晉升機會等。
同時，讓員工參與到體系管理工作的決策和改進過程中，增強他們的責任感和歸屬感。
三、內(nèi)部審核和管理評審效果不佳
問題表現(xiàn)
內(nèi)部審核流于形式，審核員未能發(fā)現(xiàn)深層次的問題。管理評審缺乏有效的決策和改進措施，評審結(jié)果未能得到有效落實。
例如：
內(nèi)部審核時審核員只是按照檢查表進行表面的檢查，未能深入分析流程中的潛在風險；
管理評審時只是簡單地聽取報告，沒有對體系的重大問題進行深入討論和決策。
解決策略
提高審核員的專業(yè)素質(zhì)，對審核員進行系統(tǒng)的培訓，包括審核技巧、質(zhì)量管理知識等方面的培訓。
同時，完善內(nèi)部審核和管理評審的流程和標準。例如，內(nèi)部審核時要求審核員采用多種審核方法，如文件審核、現(xiàn)場審核、人員訪談等相結(jié)合的方式，深入挖掘問題。
管理評審要制定明確的評審議程和決策機制，確保評審結(jié)果能夠轉(zhuǎn)化為具體的改進措施并得到有效執(zhí)行。
四、體系管理缺乏持續(xù)改進動力
問題表現(xiàn)
體系管理一旦建立，就長期處于相對穩(wěn)定的狀態(tài)，很少進行調(diào)整和改進。
即使發(fā)現(xiàn)了一些問題，也未能及時采取有效的改進措施，導致體系逐漸失去有效性。
解決策略
建立持續(xù)改進的文化，鼓勵員工不斷尋找體系中的問題和改進機會。
定期收集和分析體系運行的數(shù)據(jù)，如質(zhì)量數(shù)據(jù)、客戶反饋數(shù)據(jù)等，從中發(fā)現(xiàn)改進的方向。
同時，建立外部溝通機制，關(guān)注行業(yè)的最新發(fā)展動態(tài)和法律法規(guī)的變化，及時調(diào)整體系管理的內(nèi)容，以適應外部環(huán)境的變化。
