一、什么是內(nèi)審有效性

 

       提到內(nèi)審有效性，首先要了解什么是內(nèi)審。根據(jù)GB/T19011-2021《管理體系審核指南》的定義，審核是“為獲得客觀證據(jù)，并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程”。內(nèi)部審核是組織進行自我評價，對其管理體系的符合性、有效性進行監(jiān)測和改進的一種手段，是最高管理者的“眼睛”。

 

       有些企業(yè)內(nèi)審只是內(nèi)審員根據(jù)審核計劃，一手拿著準(zhǔn)則，一手拿著證據(jù)，將二者進行比較的過程，僅限于對審核準(zhǔn)則的符合性驗證。隨著體系在企業(yè)運行的成熟度不斷提升，體系審核由符合性向有效性轉(zhuǎn)變成為必然。因為企業(yè)不僅需要通過體系對其業(yè)務(wù)過程管理進行規(guī)范，還要不斷提升管理效能。而體系內(nèi)審雖然不等同于體系運行有效性的全部，但是卻可以有效促進體系持續(xù)改進。

 

       根據(jù)GB/T19000的定義，有效性是指：“完成策劃的活動并得到策劃結(jié)果的程度。”引申到“內(nèi)審的有效性”，就是從績效目標(biāo)發(fā)起審核，完成內(nèi)審策劃活動，全面發(fā)現(xiàn)問題并加以改進，促進實現(xiàn)績效目標(biāo)。而“內(nèi)審目標(biāo)”最終就是評價體系的充分性、適用性和有效性，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，為管理者調(diào)整和改進管理提供信息，成為一種自我改進和提升機制。

 

 

二、導(dǎo)致內(nèi)審有效性不足的主要原因

 

（一）審核策劃有效性不足

 

       有效的內(nèi)審策劃是內(nèi)審工作有效開展的基礎(chǔ)。如果內(nèi)審策劃安排不適宜，就不能充分識別問題，提出改進建議，導(dǎo)致內(nèi)審走形式。常見的內(nèi)審策劃主要存在如下不足：

 

       內(nèi)審方案考慮不全面。僅考慮審核條款和體系文件的要求，而忽略了管理改進實施情況、歷史不符合項整改情況、管理的薄弱環(huán)節(jié)和相關(guān)方要求等方面的內(nèi)容；

 

       內(nèi)審資源分配不合理。內(nèi)審時間平均分配，未對重點要素、區(qū)域增加審核時間；

 

       抽樣和審核“規(guī)定動作”要求不明確。內(nèi)審員隨意根據(jù)自己的理解或?qū)�業(yè)特長進行審核，抽樣數(shù)量不統(tǒng)一，“規(guī)定動作”偷工減料，導(dǎo)致獲取客觀證據(jù)不充分；

 

       內(nèi)審員審核與自身業(yè)務(wù)存在責(zé)任關(guān)系的過程，不能客觀發(fā)現(xiàn)問題。

 

（二）重視程度不夠

 

       內(nèi)審組成員安排不合理。內(nèi)審員多為業(yè)務(wù)人員兼職，由于本職工作的影響而導(dǎo)致不能全身心投入審核工作，或者審核時間、精力得不到保障；

 

       迎審人員安排不合理。因為對內(nèi)審重視不足或本職工作的影響，導(dǎo)致專業(yè)人員在迎審過程中不能全程配合，隨意安排其他人員代為迎審，因為不能完全知曉業(yè)務(wù)管理整體情況，導(dǎo)致提供證據(jù)不準(zhǔn)確或不完整。

 

（三）內(nèi)審員能力不足

 

       內(nèi)審員多為業(yè)務(wù)人員兼職，未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，缺少審核知識和審核技巧，審核經(jīng)驗不足；

 

       內(nèi)審員專業(yè)知識和技能水平不足，對審核的具體業(yè)務(wù)不熟悉，不能進行有效和深入的審核；

 

       沒有合適的工具方法，審核關(guān)注點較為單一，僅集中在表面問題點，不能發(fā)現(xiàn)背后的深層次問題；分析和總結(jié)能力較差，難以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性問題。

 

（四）問題整改有效性不足

 

       開具的問題屬于企業(yè)的內(nèi)部行為，特別是一些人員認為同級部門審核權(quán)威性較差，整改進度和力度不足。有的問題甚至不被迎審單位認可和接受，整改更無從談起。如果整改再不能得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的有力支持，將會嚴重影響內(nèi)審有效性；

 

       有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雖然重視內(nèi)審，但是因為問題整改人員不會舉一反三和審核追溯，頭疼醫(yī)頭腳疼醫(yī)腳，導(dǎo)致問題重復(fù)發(fā)生。

 

 

三、提高內(nèi)審有效性的措施

 

       要提升內(nèi)審的有效性，可以從領(lǐng)導(dǎo)意識、規(guī)范程序、建立內(nèi)審員隊伍、提高發(fā)現(xiàn)問題及整改能力等幾個方面開展工作：

 

（一）增強領(lǐng)導(dǎo)意識，提高重視程度

 

       領(lǐng)導(dǎo)重視是提高內(nèi)審有效性的關(guān)鍵。從體系模式圖也不難看出領(lǐng)導(dǎo)作用的核心地位。只有得到最高管理者的強力推動，這個PDCA循環(huán)輪才能有效運轉(zhuǎn)。

 

       目前，企業(yè)大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都意識到了體系的重要性，基本都能夠發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，帶動全體員工從思想和認識上轉(zhuǎn)變觀念。但是，在合理安排審核人員，配置充足的資源等方面還略有不足。特別是在業(yè)務(wù)和內(nèi)審爭奪資源時，內(nèi)審作為“臨時性任務(wù)”往往被忽視。因此提升領(lǐng)導(dǎo)重視程度是改進HSE內(nèi)審有效性的重要手段。

 

       在內(nèi)審策劃時，領(lǐng)導(dǎo)要合理安排內(nèi)審人員，必要時可聘請外部專家參與，提高審核的權(quán)威性和能力；

 

       領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)合理安排工作，確保迎審人員掌握整體業(yè)務(wù)流程管理，能夠完整接受審核；

 

       給予足夠的資源支持，保證充足的內(nèi)審時間、審核權(quán)限，使內(nèi)審過程能夠按計劃實施。

 

（二）規(guī)范內(nèi)審程序，細化工作流程

 

規(guī)范的工作流程是提高內(nèi)審有效性的保證。

 

       制定詳細的內(nèi)審方案，明確審核目的、范圍、計劃以及“規(guī)定動作”等。其中內(nèi)審范圍不僅要包括體系要素，還要包括以往問題的整改、管理改進事項落實等方面的驗證；

 

       根據(jù)內(nèi)審的關(guān)注重點，合理分配審核時間，保證重點區(qū)域、要素得到充分的審核，避免出現(xiàn)審核顆粒度不夠、漏項等問題；

 

       根據(jù)內(nèi)審員的工作內(nèi)容和專業(yè)知識，合理分配審核項目，避免審核陌生的領(lǐng)域和存在責(zé)任關(guān)系的業(yè)務(wù)；

 

       明確審核抽樣原則及審核記錄要求，保證審核記錄信息全面、統(tǒng)一和準(zhǔn)確。

 

（三）加強內(nèi)審員隊伍建設(shè)，提高內(nèi)審員能力

 

       內(nèi)審員是推動企業(yè)體系有效運行和保持的重要組織力量。工欲善其事，必先利其器，內(nèi)審有效性很大程度上依賴于內(nèi)審員的能力，而內(nèi)審員的能力在很大程度上取決于內(nèi)審員是否能正確理解和掌握過程方法，是否能準(zhǔn)確理解和把握標(biāo)準(zhǔn)要求，是否能夠熟練使用審核工具方法，具有一定的發(fā)現(xiàn)問題和審核追溯的能力。因此，建設(shè)一支有能力、有技術(shù)、懂專業(yè)的內(nèi)審員隊伍是必不可少的。

 

       策劃內(nèi)審員的隊伍建設(shè)，提出內(nèi)審員的數(shù)量、人員構(gòu)成、專業(yè)知識和技能水平需求，選擇和發(fā)展合適的內(nèi)審員；

 

制定合理的培訓(xùn)計劃，包括審核能力、專業(yè)能力等培訓(xùn)；

 

       定期開展審核案例學(xué)習(xí)、分析和分享的討論，進行審核方法、技巧和注意事項交流和總結(jié)。特別是一些適宜的工具方法的學(xué)習(xí)和使用，可以極大提高內(nèi)審員的審核能力；

 

       讓實踐多、經(jīng)驗豐富的內(nèi)審員帶領(lǐng)和指導(dǎo)新內(nèi)審員一同審核，聘請外部專家協(xié)助審核也是目前企業(yè)普遍采用的方法。外部專家在審核實際過程中，寓教于審，將審核經(jīng)驗、方法和技巧傳授給內(nèi)審員。

 

（四）提高審核發(fā)現(xiàn)問題能力

 

       首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員要帶頭參加內(nèi)審工作，過程把關(guān)，摒棄把內(nèi)審員當(dāng)成“烏鴉嘴”的錯誤思想意識。充分發(fā)現(xiàn)問題并從中分析存在的系統(tǒng)性問題，以便持續(xù)改進。要堅持實事求是的原則，以事實為依據(jù)，審核過程仔細觀察現(xiàn)場狀況，不放過任何一個細節(jié)，多問幾個為什么，并且換位思考，這樣就會提出更有價值的建議。

 

       審核發(fā)現(xiàn)的是點的問題，是隱患排查或安全檢查的目的。而體系審核之所以不同于隱患排查或安全檢查，就在于其目的是通過審核發(fā)現(xiàn)企業(yè)系統(tǒng)化管理的差距，對照體系評價準(zhǔn)則和體系管理的最佳實踐，評價體系運行的符合性和有效性。審核是識別體系存在的系統(tǒng)性問題，而不是“點”的問題。有效的審核結(jié)論一定是在系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上做出的“線”和“面”的評價。

 

1.深入問題追蹤，提升“點”的問題質(zhì)量

 

       為確保審核過程發(fā)現(xiàn)高質(zhì)量“點”的問題，要基于風(fēng)險思維，按照“5WHY”思路，針對問題，跟蹤可能導(dǎo)致的風(fēng)險結(jié)果，同時查找問題發(fā)生的源頭，從而發(fā)現(xiàn)深層問題。

 

       問題跟蹤考慮的是問題產(chǎn)生的后果和直接原因，追蹤以過程方法為主，從技術(shù)原因、管理原因多維度追蹤。往前追，查找導(dǎo)致異常產(chǎn)生的根本原因是否依然存在；往后追，追查可能導(dǎo)致風(fēng)險的管控措施有無失效。

 

2.穿行檢查，確定“線”的系統(tǒng)性問題

 

       審核過程中，在發(fā)現(xiàn)足夠多且質(zhì)量滿足的“點”的問題的基礎(chǔ)上，按照“業(yè)務(wù)”或“要素”進行穿行檢查，就會形成 “線”的分析結(jié)果，從而發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性問題。

 

       “穿行檢查”是基于在某項業(yè)務(wù)或要素審核的基礎(chǔ)上，對其他業(yè)務(wù)或要素進行檢查的方法。對部門審核時，需依據(jù)體系要素進行穿行檢查；對體系要素審核時，要對各業(yè)務(wù)進行穿行檢查；在現(xiàn)場檢查時，根據(jù)問題追蹤的結(jié)果開展穿行檢查。最終，結(jié)合審核追溯，形成 “線”的分析結(jié)果。

 

3.審核追溯，確定管理原因

 

       HSE管理體系最終針對的還是管理，其主要目標(biāo)是提高企業(yè)的管理水平。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，在找到“線”的系統(tǒng)性問題基礎(chǔ)上，開展“審核追溯”，尋找問題根源，將問題追溯到職責(zé)、制度、能力、資源、考核等管理方面的缺陷或不足，通過有針對性地開展專項管理改進，促進管理體系績效的提升。

 

（五）提高問題整改有效性

 

       內(nèi)審工作不光是發(fā)現(xiàn)問題，更重要的是對問題進行有效整改，以便持續(xù)改進，這才是內(nèi)審的落腳點。跟蹤驗證問題整改的有效性，是HSE管理體系有效運行的重要環(huán)節(jié)。要提升整改有效性，應(yīng)做好以下幾項工作：

 

       企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，包括對審核發(fā)現(xiàn)問題的認可、整改資源的提供，以及不同部門之間的協(xié)調(diào)等；

 

       問題整改部門要立足于企業(yè)全局，積極開展整改，不能各掃門前雪。根據(jù)審核追溯的結(jié)果，在A部門發(fā)現(xiàn)的問題可能需要B部門來整改，這就要相關(guān)人員具備體系意識；

 

       明確整改的責(zé)任人員和時間節(jié)點，跟蹤整改進度和措施的有效性；

 

       掌握合理的方法，對問題進行舉一反三排查，杜絕類似問題重復(fù)發(fā)生；

 

        針對審核追溯發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)性問題，制定專項管理改進方案，安排專業(yè)部門進行監(jiān)督整改；

 

建立合理的考核機制，促進整改積極性。

 

       有效開展體系內(nèi)審是提高企業(yè)體系管理水平的抓手，對于想真正用管理體系提升其績效的最高管理者，應(yīng)充分認識到內(nèi)審的重要性，重用、善用內(nèi)審員，使用正確的工具方法，充分發(fā)現(xiàn)問題并有效整改。只有這樣才能通過內(nèi)審來評價體系的成熟度，走上企業(yè)管理良性發(fā)展之路！