未來的認證審核工作中，檔案信息電子化必然會取代紙質(zhì)化，推行審核檔案電子化是大勢所趨，本文從管理體系審核檔案電子信息化的兩個階段進行探討。

    1、紙質(zhì)檔案與電子檔案同行階段

    紙質(zhì)檔案與電子檔案在保存時間上是有共性的，也就是說不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案在保存時間上都必須在3年以上。根據(jù)《認證機構(gòu)管理辦法》相關(guān)規(guī)定，保存時間至少應(yīng)當(dāng)與認證證書有效期一致。為了保持檔案的有機聯(lián)系，在保管檔案的時間規(guī)定上，每個機構(gòu)可根據(jù)自己機構(gòu)的特點規(guī)定保存檔案的年限，前提是一定要在有效檔案的生命周期內(nèi)。

    紙質(zhì)檔案最大的優(yōu)勢就是能體現(xiàn)其真實性和原始性，因為它保存了檔案形成前的真實面貌，也就是第一手資料，但其劣勢是占用大量空間，且需定制專用檔案裝具，在歸檔過程中，需要根據(jù)審核檔案資料的繁簡程度，分別定制不同尺寸的檔案裝具，這樣會給機構(gòu)帶來一些額外費用。此外，還需配備足夠的檔案人力資源。

    而電子檔案在管理上的優(yōu)勢和劣勢正與紙質(zhì)檔案相反，當(dāng)然電子檔案比紙質(zhì)檔案更具優(yōu)勢，目前大多數(shù)認證機構(gòu)的檔案管理標(biāo)識都是以認證證書號作為惟一性標(biāo)識，同時按年份進行標(biāo)注后，更能體現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢，比如便于查找、信息存儲量大、檢索范圍廣、能異地進行傳輸利用，大大降低了辦公成本。

    2、借力信息潮流推行審核檔案全程電子化管理

    隨著辦公自動化應(yīng)用水平的提高，電子式記錄逐漸取代手寫記錄。從現(xiàn)有提交的審核資料來看，多數(shù)審核員運用計算機記錄代替手工記錄方式進行審核，同時也為企業(yè)提供電子或紙質(zhì)的審核報告。更重要的是可以及時調(diào)用歷次審核信息，以及調(diào)用組織的一些重要資料，如企業(yè)的資質(zhì)證書、環(huán)評資質(zhì)，一些特殊行業(yè)的特殊資質(zhì)情況等。

    一個項目的管理從初評到最后歸檔，需要各個部門的配合與合并工作，共同完成一個完整資料的創(chuàng)建工作，最后進入檔案管理員的手中。在對現(xiàn)行資料的完整性進行核實及做好惟一性標(biāo)識后，可對其轉(zhuǎn)化成不可編輯的電子文檔形式，并備份，使之永久保存。

    從以下模塊，可以看出審核資料轉(zhuǎn)化為審核檔案的過程。



    實施檔案電子信息化既能體現(xiàn)認證機構(gòu)的信息化運用程度，也能發(fā)揮認證機構(gòu)在管理上的優(yōu)勢與效率，這也是提升認證機構(gòu)整體管理水平的一個重要手段。

    需注意的是，管理體系審核檔案電子化記錄的保存方式，應(yīng)符合《質(zhì)量管理體系認證規(guī)則》之規(guī)定，即以電子文檔方式保存記錄的，應(yīng)采用不可編輯的電子文檔格式。在電子化檔案存儲上，以不可更改的形式保存如PDF、JPG或者以加密的形式進行存放，也可以刻盤的形式或者以移動硬盤的形式進行異地備份。