采購是產(chǎn)品形成的一個重要過程，采購品的質(zhì)量對組織的產(chǎn)品是否符合要求有著不可忽視的影響，因此應進行控制。對采購過程的控制主要應包括對采購產(chǎn)品及供方進行控制、制定采購要求、對采購品進行驗證等方面，這也是提高審核有效性應關注的內(nèi)容。

     下面，就對“供方”進行審核時遇到的問題，根據(jù)GB/T 19001－2000、GJB 9001A－2001標準7.4.1條的有關要求，談幾點個個看法。

    一、應全面、正確的識別供方    

什么是供方？GB/T 19000－2000定義為：“提供產(chǎn)呂的組織或個人”。示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務或信息的提供方。供方是采購品的提供者，他可以是生產(chǎn)廠家，也可以是采購品的零售商、代理商。

     實際上，由于各種原因，組織不能直接向生產(chǎn)廠家直接訂貨，只能在市場采購或通過代理商訂貨采購。審核時，常常會發(fā)現(xiàn)：組織提供的合格供方名單里，并沒有包括這些零售商、代理商，也沒有這些零售商、代理商的評定材料。這些組織把供方片面地理解為只有“生產(chǎn)廠家”一種形式，沒有認識到產(chǎn)品的零售商、代理商同樣也是供方。

     二、應對供方進行分類管理

     標準7.4.1條規(guī)定：“對供方及采購的產(chǎn)品控制的類型和程度應取決于采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”。由標準的要求可以看出：對“采購品”以及采購品的“供方”都應進行分類管理，分類管理的依據(jù)是“采購品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”。對供方分類的目的是為了組織將有限的人力、物力資源用于管理和控制，對供方的管理采取不同的控制類型和程度。

     在現(xiàn)場審核時，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)：組織沒有按“采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”，對采購品的供方進行分類。

     三、評定合格供方的依據(jù)——“按組織的要求提供產(chǎn)品的能力”     標準7.4.1條規(guī)定：“組織應根據(jù)供方按組織的要求，提供產(chǎn)品的能力評價和選擇供方”。這就是說，對供方進行評價的依據(jù)是“按組織的要求，供方提供采購產(chǎn)品的能力”，再根據(jù)評價的結果，擇優(yōu)選擇供方，并形成合格供方名單。

     什么是“能力”？GB/T 19000－2000定義為：“組織、體系或過程實現(xiàn)產(chǎn)品并使其滿足要求的本領”。因此“所謂提供產(chǎn)品的能力”也就是提供方能夠按組織提出的要求(如采購品的名稱、牌號、規(guī)格、質(zhì)量標準等)，按照約定的價格、交貨期等，持續(xù)穩(wěn)定地提供組織滿意的采購品的本領。“組織的要求”通常包括明示要求和隱含要求。明示要求是指訂貨合同約定的條款，如采購品的名稱、牌號、規(guī)格、產(chǎn)品的標準代號、價格、交貨期、服務要求等。隱含要求是指訂貨合同內(nèi)未約定的條款，如供方的資質(zhì)、誠信等級、有無違紀或不良行為、歷史狀況、財務狀況、與其它組織類似產(chǎn)品質(zhì)量的比較、采購品使用的實際質(zhì)量情況等。

     四、應制定評價、選擇和再評價供方的準則

     標準規(guī)定：“應制定選擇、評價和重新評價的準則”。制定對供方評價準則是組織對采購過程控制的重要內(nèi)容之一，是選擇、評價供方的依據(jù)。對供方評價的內(nèi)容一般包括：提供產(chǎn)品的符合性、供方的質(zhì)量保證能力，以及其它需評價的內(nèi)容。在制定準則時要考慮以下幾點：

     1. 評定準則的內(nèi)容要能充分反映出供方提供的采購品滿足組織要求的能力，既要體現(xiàn)出供方滿足組織明示要求的能力，又要體現(xiàn)出供方滿足組織隱含要求的能力。在此基礎上，確定評價和重新評價的具體操作準則。

     2. 對不同類型(生產(chǎn)廠家、零售商、代理商等)、不同管理類別的供方，在評價項目、內(nèi)容要求、周期、判定準則上，應有所區(qū)別。對產(chǎn)品質(zhì)量影響大的采購品的供方要嚴格控制。

     3. 評定準則和重新評定準則在評價內(nèi)容、方式上要有所區(qū)別。

     新供方的評價準則要充分體現(xiàn)出“供方是否具有滿足組織要求的能力”。一般要評價：產(chǎn)品(樣品)質(zhì)量狀況或已向其它組織提供的同類產(chǎn)品的質(zhì)量情況、供方質(zhì)量體系對提供穩(wěn)定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力、交付后的服務和技術支持能力、供方顧客的滿意程度、其它情況(如履約能力、誠信等級等)。

     對現(xiàn)有供方的重新評定準則要充分體現(xiàn)出“供方是否保持了初次評定時滿足組織要求的能力、是否有所改進”。如，供方供貨質(zhì)量的穩(wěn)定性、符合性是否提高，工作績效(如交貨及時性、價格、服務等)是否改進，質(zhì)量體系是否持續(xù)有效等。對已被選為合格的供方，要實施動態(tài)管理，當提供的采購品出現(xiàn)質(zhì)量問題時，應規(guī)定要采取的措施，以保證采購品持續(xù)符合要求。

     “與供方互利的關系”是質(zhì)量管理原則之一，建立組織與供方的相互共存、互利的關系，可增強雙方的能力，實現(xiàn)雙贏。對現(xiàn)有供方進行再評定，并根據(jù)評定結果采取必要的措施要充分體現(xiàn)這一原則。

     4. 評定和重新評定準則制定的內(nèi)容要有可操作性，應明確規(guī)定合格供方的標準，重新評價的時機、內(nèi)容、方式和要求，持續(xù)保持合格供方的標準。同時要規(guī)定獲取相應信息的職責、方法、程序，以便為評價提供相應的信息。

     但在現(xiàn)場審核時，往往會發(fā)現(xiàn)以下問題：

     1. 沒有制定評定和重新評定準則，提供不出評價依據(jù)。

     2. 組織沒有認識到對供方進行“評定”和“重新評定”的差異，在實際進行評定時使用一個評定準則。

     3. 也有的組織使用的評定準則沒有對不同管理類別的供方進行區(qū)分，不同管理類別的供方使用一個準則進行評定。

     4. 組織制定的某些評定內(nèi)容缺乏可操作性，雖規(guī)定了評定內(nèi)容，但無法獲取相應信息，使評定記錄表上這些評定內(nèi)容形同虛設。

     五、合格供方的評價材料要充分、有效

     按評定準則的要求，組織要對供方進行評定和重新評定。評定要建立在有充分的供方和采購品信息的基礎上，才能有效。對此，組織要建立并實施獲取相應評定信息的方法、程序，以便為評價提供相應的證據(jù)。為便于實施評定，組織常常根據(jù)評定準則規(guī)定的要求，繪制成規(guī)范的記錄表格，將評定意見填入表內(nèi)，并將獲取的證據(jù)附在后面，使評定建立在基于事實的基礎上。但獲取證據(jù)時，要注意證據(jù)的時效性、要注意證據(jù)的有效性、要注意證據(jù)的充分性，使評定的結論有充分、有效的證實材料予以支持。

     在審核時，有時會發(fā)現(xiàn)在組織提供的評定證實材料中，資質(zhì)證明書超過有效期限；組織要采購的物品沒有包含在資質(zhì)證明書規(guī)定的產(chǎn)品范圍內(nèi)；提供的數(shù)據(jù)信息與要求的內(nèi)容不符；提供的數(shù)據(jù)信息不足以支持結論等。

     六、審核員應將具備的專業(yè)知識，貫穿在審核過程中

     對“組織對其供方控制情況”進行審核，雖然專業(yè)性不那么明顯，但根據(jù)組織產(chǎn)品的特點，具備相應的專業(yè)知識，仍是非常必要的。審核采購品及其供方的分類、外包控制情況等，具有必要的專業(yè)知識，對提高審核的有效性仍是十分有益的。

     要確保采購品的質(zhì)量滿足組織的要求，組織就必須對“供方”進行評價和選擇，而且首先應重在評價和選擇，這也是控制采購過程的首要程序。要扭轉“重驗證、輕評價和選擇”的傳統(tǒng)觀念。“組織對其供方的控制情況”是我們審核采購過程的重要內(nèi)容，也是提高審核有效性必需關注的問題。目的是為了確保組織按標準要求對其供方進行管理，保證采購品的質(zhì)量滿足規(guī)定要求。