本文一是闡述的質(zhì)量管理體系有效性的內(nèi)涵；二是揭示了獲證組織質(zhì)量管理體系有效性方面普遍存在的問題；三是提出了提高有效性的方法與途徑。對獲證組織持續(xù)提高體系有效性、并最終實現(xiàn)從優(yōu)秀到卓越的跨越具有普遍的指導(dǎo)意義。  
 
    一、何為體系的有效性 
GB/T19000《  基礎(chǔ)和術(shù)語》中給出了有效性的定義：完成策劃的活動和達到策劃結(jié)果的程度。所以，體系的有效性應(yīng)該包含以下幾個方面： 
1  組織已經(jīng)按GB/T19001的要求建立了文件化的體系，既過程已經(jīng)被識別、確定，過程程序已經(jīng)恰當(dāng)?shù)匦纬闪宋募��?nbsp;
2  被確定的過程已經(jīng)得到了充分的展開，即按過程程序的要求得到了貫徹實施； 
3  過程程序的貫徹實施是否取得了預(yù)期期望的結(jié)果，并以此證明過程是有效的。 
對于已經(jīng)通過GB/T19001認(rèn)證的組織，質(zhì)量管理體系有效性主要體現(xiàn)在過程程序已經(jīng)得到了貫徹實施并取得了預(yù)期期望的結(jié)果方面。如果說過程程序已經(jīng)得到了貫徹實施按“寫所需，做所寫，記所做”的原則和“是否發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性不合格”還比較好評價的話，在取得了預(yù)期期望的結(jié)果方面評價起來就比較困難了。因為組織建立與運行質(zhì)量管理體系的目的不同，所期望的結(jié)果就不同；即使目的相同，由于組織所處的內(nèi)外部環(huán)境不同，所期望的結(jié)果也會差異很大。這種差異將導(dǎo)致組織經(jīng)營者對質(zhì)量管理體系運行的有效性產(chǎn)生懷疑，也會使質(zhì)量管理人員感到困惑，的建立與運行應(yīng)該給組織帶來什么？帶來了沒有？認(rèn)證后還應(yīng)該做什么、怎么做才能持續(xù)提高體系的有效性并最終實現(xiàn)從優(yōu)秀到卓越的跨越？ 
二、獲證組織體系有效性方面存在的問題 
組織通過GB/T19001認(rèn)證后，在提高組織質(zhì)量管理水平與顧客滿意度方面肯定會起到一定的作用，但也普遍存在一些問題，這些問題不解決就無法保證體系的持續(xù)有效性與創(chuàng)新，主要表現(xiàn)在： 
1  一些組織建立質(zhì)量管理體系時只重視滿足GB/T19001標(biāo)準(zhǔn)條文，而忽略了如何體現(xiàn)質(zhì)量管理八項基本原則等最基本的管理思想，質(zhì)量管理體系文件至少沒有完全成為質(zhì)量管理八項基本原則的載體與實施過程程序，相當(dāng)于缺少了些靈魂。人缺少了靈魂最起碼不能稱之為完整的人，質(zhì)量管理體系缺少了靈魂也就不是一個完善的體系，就會變成一堆僵死的文件，按這樣的文件去進行質(zhì)量管理能取得預(yù)期期望的結(jié)果嗎？比如“與供方互利的關(guān)系”這條原則，就很少有組織在體系文件中體現(xiàn)出來，文件中大多強調(diào)的是對供方的控制，甚至逼迫供方接受沒有與供方充分溝通的文件規(guī)定，其結(jié)果是與供方的關(guān)系仍然停留在簡單的買賣程度上。 
2  組織在按GB/T19001建立、實施體系以及改進其有效性時，雖然大部分組織以下圖為框架采用了過程方法，由于一些組織先按GB/T19001—1994二十個要素建立并運行  了質(zhì)量管理體系，換版過程中并沒有將要素的模式完全轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程的模式，只是在文件上做了增減，其結(jié)果是換湯不換藥；的建立與運行要求有適宜的組織結(jié)構(gòu)，但實際上一些組織并沒有進行組織結(jié)構(gòu)的響應(yīng)調(diào)整，組織結(jié)構(gòu)以直線職能式為主、過分條塊化，致使跨部門的橫向合作、團隊合作、項目形式的管理不能得到有效的開展，給過程模式的體系實施造成了實際的困難。 
3  構(gòu)成一些組織體系的過程程序過分地強調(diào)了控制，講求按部就班、按規(guī)則做事，這對管理基礎(chǔ)比較薄弱、員工自我約束能力比較低、創(chuàng)新能力比較弱的組織會發(fā)揮較大作用，但對學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型組織來說，會抑制員工的創(chuàng)新積極性、會使過程的效率與敏捷性有所降低。比如可能影響組織對市場變化的反應(yīng)速度。所以如何使過程既得到有效的控制又具有相當(dāng)?shù)拿艚菪圆⒊浞职l(fā)揮員工的創(chuàng)造性，也是認(rèn)證組織應(yīng)該研究的。 
4  按GB/T19001建立、實施的一般沒有包括對質(zhì)量成本的管理，而質(zhì)量成本不但是構(gòu)成質(zhì)量管理的內(nèi)容之一，也是評價質(zhì)量管理水平的主要指標(biāo)，更是組織關(guān)注的目標(biāo)。所以，體系如果忽略了對的管理，對組織經(jīng)營者來說其價值與意義就會大打折扣。 
5  無論是組織內(nèi)部還是外部的審核，都是對質(zhì)量管理體系進行的定性的、符合性評價，評價結(jié)論絕大部分都是“運行符合GB/T19001標(biāo)準(zhǔn)的要求，體系運行有效”。但同是獲證組織其水平的差異是相當(dāng)大的，比如甚至連進貨檢驗手段都不具備的與貨手段齊備的組織、管理基礎(chǔ)很差的家庭作坊式與規(guī)范管理的大型化組織都可以獲得作用相同的體系認(rèn)證證書。致使人們疑惑，認(rèn)證證書是否真的能夠證實組織具有滿足顧客、法律法規(guī)和自身要求的能力？ 
…… 
3  提高體系的有效性，實現(xiàn)從優(yōu)秀到卓越的跨越 
持續(xù)提高的有效性，并最終實現(xiàn)從優(yōu)秀到卓越的跨越是每一個獲證組織所渴望與追求的，實現(xiàn)這一目標(biāo)有各種途徑，但無論那一種都應(yīng)當(dāng)是持續(xù)不斷地找出制約體系有效性的因素，持續(xù)不斷地采取有效措施予以消除才能實現(xiàn)。 
1  管理首先要有思想或理念，要通過政策導(dǎo)向與方法將思想或理念落實到組織的具體運作過程當(dāng)中去，并堅持始終如一才能取得良好的效果，質(zhì)量管理也是如此。所以，組織在建立與運行時，要真正將質(zhì)量管理8項基本原則作為管理思想或核心價值觀，要轉(zhuǎn)化到組織的質(zhì)量方針、目標(biāo)、過程程序當(dāng)中，要使全體員工理解、遵守、執(zhí)行，尤其是高層領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)一思想、率先垂范、以身作則、言行一致。同時，還要注意高層領(lǐng)導(dǎo)的變動不能影響基本的質(zhì)量管理思想或核心價值觀，否則將使體系基礎(chǔ)動搖，其有效性也就不得而之了。 
2  質(zhì)量管理體系的過程方法要體現(xiàn)在形成文件的程序中。編制與實施過程程序時，要從過程識別、要求確定、設(shè)計、實施、改進等方面對過程進行管理。鑒于大部分組織都是按現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)建立的質(zhì)量管理體系，應(yīng)該對組織結(jié)構(gòu)是否適應(yīng)進行評價，適當(dāng)?shù)剡M行調(diào)整，必要時采取一些矩陣式的組織結(jié)構(gòu)，如團隊合作、項目管理等，使組織結(jié)構(gòu)與過程程序為主的體系相適應(yīng)。 
3  過程程序既要使過程得到有效的控制又要具有相當(dāng)?shù)拿艚菪�，使過程的質(zhì)量、效率、反應(yīng)速度都能夠得到保證，并充分發(fā)揮員工的創(chuàng)造性。這就要求過程程序：一要具體、詳細、易于理解執(zhí)行；二要體現(xiàn)該授權(quán)的授權(quán)，不要什么事都要領(lǐng)導(dǎo)簽字，充分發(fā)揮員工的積極性與創(chuàng)造性，比如一些技術(shù)性很強的，授權(quán)給工程技術(shù)人員處理；三要講求實效，不搞形式，比如一個加工工序檢查員光填記錄的種類就達7種，一個工作日需2個小時左右時間，效率很低；四要有遇到特殊情況的規(guī)定，比如超出過程程序規(guī)定之外事情的處理；五要定期對過程程序進行評價，不斷改進。 
4  作為應(yīng)該包括對質(zhì)量成本的管理，讓組織經(jīng)營者了解質(zhì)量問題對經(jīng)營效益的影響，為進行質(zhì)量決策提供依據(jù)。在體系中應(yīng)明確的職責(zé)、歸集、核算、分析、預(yù)算與決策，要定期報告與評價，尤其要按內(nèi)外部故障成本發(fā)生額的大小，確定改進項目，配置資源實施改進，使“礦中黃金”得到有利的開采與利用。 
5  借鑒卓越績模式的組織成熟度評價，在進行組織內(nèi)外部審核時，制定準(zhǔn)則采取定性與定量評價相結(jié)合的方式，按評價結(jié)論確定質(zhì)量管理體系有效級別，如有效級別可分為A、B、C三級，A級85—100分，B級70—85分，C級60—70分；以此來代表運行有效性的程度，使獲證組織其水平具有可比性，使認(rèn)證證書真正能夠證實組織具有滿足顧客、法律法規(guī)和自身要求的能力的程度。 
總之，要提高的有效性，首先必須明確體系的有效性的內(nèi)涵，其次是找到制約的本質(zhì)與關(guān)鍵因素，最后是采取得力措施實現(xiàn)改進。只有這樣組織才能實現(xiàn)從優(yōu)秀到卓越的跨越。