如果協(xié)同工作的伙伴是在另一個地方，那么提供審閱的文檔和審 閱后的文檔都必須通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到對方機器上。這就需要發(fā)送文檔。 如果要其他人在同一時刻能收到文檔的副本，請使用電子郵件發(fā)送 它。
如果要其他人逐一聯(lián)機審閱文檔的副本，請傳送它而不要發(fā)送 它�？蓪⑽臋n逐一發(fā)送給收件人，使他們可看到原來的修訂和批注， 也可同時發(fā)送給所有收件人。可允許只修改文檔的某些部分。傳送 了文檔后，可跟蹤它的情況。當所有的收件人審閱完文檔后，會自 動地將它們返回給原作者。
發(fā)送者也可以把文檔副本發(fā)送到一個公用文件夾中，用戶和其他 審閱者都可以打開該文檔，各審閱者從公用文件夾中將文檔提出來 審閱。它一般用于處理需要廣泛分發(fā)的文檔，例如公函等，或者在 不能確定審閱者時使用。要使用這種方式，必須安裝了Microsoft Exchange Server。
10.4.1 發(fā)送文檔
發(fā)送文檔，即是把Word 作為電子郵件編輯器來寫郵件。發(fā)送文 檔有兩種方式，一種是作為正文方式發(fā)送，另一種是作為附件來發(fā)送。如果文章是短文檔，可以作為正文發(fā)送；否則以附件發(fā)送。具 體操作步驟如下：
（1）打開要發(fā)送的文檔。
（2）選擇【文件】菜單中的【發(fā)送】菜單項，如果是以正文方 式發(fā)送，則從其級聯(lián)菜單中選擇【郵件收件人】菜單項；如果以附 件方式發(fā)送文檔，則從其級聯(lián)菜單中選擇【郵件收件人（以附件形 式）】菜單項，就可將郵件信息發(fā)送給要接受此文檔的人。以正文 方式發(fā)送文檔和以附件形式發(fā)送文檔的界面如圖10-12 所示。word文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703918585.gif">
（3）編輯發(fā)送文檔的審閱者名單，如果有多個審閱者，中間可 以用分號隔開。
（4）如果是以正文發(fā)送文檔，單擊【發(fā)送副本】按鈕即可，如 果是以附件形式發(fā)送文檔，則單擊【發(fā)送】按鈕發(fā)送文檔。
10.4.2 傳送文檔
傳送文檔有兩種情況，一種是文檔的原始發(fā)送者，他負責把文檔 發(fā)送出去，經(jīng)過審閱后再返回到他的手中；另一種是用戶只是傳送 文檔環(huán)路上的一位審閱者，他提出審閱意見后，把文檔傳送到下一 位審閱者。
如果用戶是文檔的發(fā)件人，則必須創(chuàng)建一份傳送名單，然后再開 始傳送文檔，具體步驟如下：
（1）打開要傳送的文檔。
（2）選擇【文件】菜單中的【發(fā)送】菜單，然后從其級聯(lián)菜單 中單擊【傳送收件人】菜單項，打開如圖10-13 所示的對話框。word文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703919748.gif">
（3）單擊【地址】命令，在彈出的如圖10-14 所示的【通訊簿】 對話框中選定傳送文檔的收件人。word文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703919643.gif">
（4）在【鍵入名稱或從列表中選擇】框中鍵入收件人的姓名， 或者從列表框中選擇收件人的姓名，然后單擊【收件人】按鈕，把 選定的姓名復(fù)制到【郵件收件人】列表框中。然后單擊【確定】按 鈕，返回【傳送名單】對話框。
注意：
只有建立通訊簿后，才可以從通訊簿中選擇收件人姓名。用戶也 可以在【通訊簿】對話框中單擊【新聯(lián)系人】按鈕添加新的收件人 姓名。
（5）如果要傳送文檔的同時，需要加入一些消息說明，請在【消 息正文】下面的文本框中輸入消息即可。
（6）選定【同時傳送給所有接受者】作為傳送方式，再選擇合 適的保護方式和其他選項。
（7）如果要傳送文檔，請單擊【傳送】命令。
（8）如果不傳送文檔時要關(guān)閉對話框，請單擊【添加名單】命 令，說明只是添加傳送名單，暫時不發(fā)送該文檔。
用戶可選定組的別名作為收件人姓名。但是，這一組中所有成員 只作為一個收件人考慮。如果要將文檔逐一傳送給組中的成員，或 者將文檔傳送給個別的成員而不是整個組，則可改變順序來完成， 收件人將按照修改后的收件人列表中的順序接收傳送來的文檔。首 先在列表中選定所需的收件人姓名，然后單擊適當?shù)募^。
如果是收件人之一，請按照下列過程操作：
（1）打開要傳送的文檔。
（2）如果要將文檔傳送給名單上的下一個人，請選擇【文件】 菜單中的【發(fā)送】菜單項，然后從其級聯(lián)菜單中單擊【傳送收件人】 命令，打開【傳送名單】對話框。
（3）如果要改變收件人的順序，選定要移動的收件人的姓名，然后單擊適當?shù)囊苿蛹^。
（4）選定【依次傳送給每個接受者】作為傳送方式，然后單擊 【傳送】按鈕。