創(chuàng)建完主文檔、數(shù)據(jù)源文件，并且在主文檔中插入合并域后，就 可以合并數(shù)據(jù)和文檔了。用戶可以直接將合并的結(jié)果發(fā)送至打印機進行打印，也可以將合并的結(jié)果作為一個新文檔保存起來。
7.5.1 篩選記錄
默認情況下，Word 合并指定數(shù)據(jù)源中的所用記錄。但有時候可能 只想使用某些符合條件的記錄來創(chuàng)建分類文檔，那么就需要首先設(shè) 置查詢條件之后，再執(zhí)行合并，以便過濾掉不符合條件的記錄。設(shè) 置查詢條件的方法如下：
（1）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕， 出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。
（2）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【查詢選項】按鈕，出現(xiàn)【查 詢選項】對話框。
（3）單擊【篩選記錄】選項卡標(biāo)簽，切換到【篩選記錄】選項 卡，如圖7-32 所示。
word 合并文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703814352.gif">
圖7-32 【篩選記錄】選項卡
（4）單擊【域】列表框，從彈出的域名列表框中選擇一個域名。
（5）單擊【比較關(guān)系】列表框，選擇合適的關(guān)系運算符。
（6）在【比較對象】編輯框中輸入欲比較的文本或數(shù)字。
（7）如果有第二個條件，單擊第一列的列表框，從中選擇與第 一個條件的關(guān)系。選擇【與】選項，則選定符合所用篩選條件的記 錄。選擇【或】選項，則選定符合任何一個篩選條件的記錄。然后 在其后的列表框和編輯框中輸入比較條件。
（8）如果還有多個條件，那么重復(fù)第（7）步，直到輸入所有的 查詢選項為止。
（9）輸入完畢，單擊【確定】按鈕返回。
7.5.2 記錄排序
為了讓數(shù)據(jù)源中符合條件的記錄在分類文檔中按一定的順序排 列，可以對選定的記錄進行排序。方法如下：
（1）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕， 出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。
（2）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【查詢選項】按鈕，出現(xiàn)【查 詢選項】對話框。
（3）單擊【排序記錄】選項卡標(biāo)簽，切換到篩選記錄對話窗口， 如圖7-33 所示。
word 合并文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703815580.gif">
（4）單擊【排序依據(jù)】下拉列表框，從彈出的域名列表框中選 擇一個域名。
（5）單擊【遞增】或【遞減】互斥選項鈕，設(shè)定排序方法。
（6）如果還有其他的排序字段，在下面的兩個【然后依據(jù)】列 表框中選擇另一個排序域名，并設(shè)定排序的方法。
（7）單擊【確定】按鈕開始排序。
Word 最多可以用3 個字段作為排序的依據(jù)，對數(shù)據(jù)庫中的記錄進 行排序，一般來說已經(jīng)足夠了。
7.5.3 使用郵件合并幫助器合并郵件
要使用郵件合并幫助器合并郵件，可按如下步驟進行：
（1）如果主文檔還沒打開，先打開主文檔。
（2）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕， 出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。
（3）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【合并】按鈕，出現(xiàn)【合并】 對話框，如圖7-34 所示。
word 合并文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703815364.gif">
（4）在【合并到】列表框中指定合并后文檔的發(fā)送方向。
選擇【新建文檔】，則把文檔內(nèi)容保存到一個新文檔中，每個 分類文檔用分節(jié)符分隔。
選擇【打印機】，將合并的結(jié)果送到打印機進行打印。
選擇【電子郵件】，可以單擊右邊的【設(shè)置】按鈕，打開【合 并設(shè)置】對話框，指定要將合并后的文檔發(fā)送到的電子郵件或傳真地址。
（5）在【要合并的記錄】區(qū)選擇要在合并中使用的記錄。如果 要合并全部記錄，請選擇【全部】選項；如果只要合并某一連續(xù)范 圍的記錄，可以在【從】和【到】文本框中輸入記錄的范圍。
（6）在【合并記錄】區(qū)中有兩個選項：【數(shù)據(jù)域為空時，不打 印空白行】及【數(shù)據(jù)域為空時，打印空白行】，一般情況下，選擇 【數(shù)據(jù)域為空時，不打印空白行】，跳過數(shù)據(jù)域為空的合并域行。
（7）單擊【檢查錯誤】按鈕，出現(xiàn)【檢查并報告錯誤】對話框， 如圖7-35 所示，可以檢查合并過程中的錯誤。
word 合并文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703816941.gif">
選擇【模擬合并，同時在新文檔中報告錯誤】，則模擬合并一 個主文檔和一個數(shù)據(jù)源，然后創(chuàng)建一個新文檔，列出合并過 程中發(fā)現(xiàn)的所有錯誤。
選擇【完成合并，出錯時暫停并報告】，則合并主文檔和數(shù)據(jù) 源，每次檢測到錯誤暫停，并顯示信息。
選擇【合并途中不暫停，在新文檔中報告錯誤】，則合并主文 檔和數(shù)據(jù)源，并創(chuàng)建一個新文檔，在其中列出合并過程中發(fā) 現(xiàn)的錯誤。
（8）單擊【合并】按鈕。
7.5.4 用【郵件合并】工具欄合并文檔
如果不需要對記錄進行篩選或排序，可以使用【郵件合并】工具 欄的按鈕，單擊工具欄中相應(yīng)的按鈕，可以快速合并文檔。
單擊【合并到新文檔】，則把合并結(jié)果保存到一個新文檔中。
單擊【合并到打印機】，出現(xiàn)【打印】對話框，選擇好各選項 后，可以將合并的結(jié)果打印出來。
單擊【郵件合并】，打開【合并】對話框，可設(shè)置各選項以進 行合并。