word 處理數(shù)據(jù)源

郵件合并的第二步是指定數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源的內(nèi)容是合并文檔中需 要變化的信息，如姓名、稱呼、地址、電話、傳真號(hào)等�？梢詣�(chuàng)建 新的數(shù)據(jù)源，也可以打開(kāi)已有的表或數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)據(jù)源。

7.3.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
    要?jiǎng)?chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，可以按照如下步驟進(jìn)行：
    （1）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，出現(xiàn)【郵件合 并幫助器】對(duì)話框。單擊【數(shù)據(jù)源】下的【獲取數(shù)據(jù)】按鈕，出現(xiàn) 一個(gè)下拉菜單，如圖7-19 所示。
word 處理數(shù)據(jù)源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703757999.gif">
    （2）單擊【建立數(shù)據(jù)源】按鈕，出現(xiàn)【創(chuàng)建數(shù)據(jù)源】對(duì)話框， 如圖7-20 所示。所建立的數(shù)據(jù)源類似于數(shù)據(jù)庫(kù)的表，也是由行和列 組成。第一行稱為域名行，其他行稱為記錄。列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)的字 段，在郵件合并中就是要合并的域名。
word 處理數(shù)據(jù)源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703758968.gif">
    （3）在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。用戶可以刪除不需要的域名，也可以增加自己的域名。

• 要?jiǎng)h除不需要的域名，從【域名行中的域名】列表框中選中 要?jiǎng)h除的域名，然后單擊【刪除域名】按鈕。
• 要添加新的域名，單擊【域名】文本框，輸入要添加的域名， 然后單擊【刪除域名】按鈕，新域名就會(huì)添加到【域名行中 的域名】列表框中。
• 要調(diào)整【域名行中的域名】列表框中域名的順序，先選定要 移動(dòng)的域名，然后使用右邊的向上或向下箭頭移動(dòng)，改變其 位置。

    （4）單擊【確定】按鈕，出現(xiàn)【另存為】對(duì)話框，可在【文件 名】文本框中輸入新的文件名。
    （5）單擊【保存】按鈕將文檔保存，然后出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，詢 問(wèn)用戶編輯數(shù)據(jù)源或主文檔。
    （6）單擊【編輯數(shù)據(jù)源】按鈕，出現(xiàn)【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框，就 可以向數(shù)據(jù)源中輸入數(shù)據(jù)了，輸入數(shù)據(jù)的方法在4.5 節(jié)“表格與數(shù) 據(jù)庫(kù)”中已講過(guò)。
    （7）單擊【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框中的【查看數(shù)據(jù)源】按鈕，就回 到數(shù)據(jù)源文檔窗口。可以看到所用的數(shù)據(jù)記錄，如圖7-21 所示。
word 處理數(shù)據(jù)源 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703758901.gif">
    （8）在數(shù)據(jù)源窗口中，可以利用【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn) 行修改，如增加記錄，刪除記錄，對(duì)記錄進(jìn)行排序等。
    （9）如果要編輯主文檔，可以單擊【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄的【郵件 合并主文檔】，進(jìn)入主文檔窗口進(jìn)行編輯。

7.3.2 打開(kāi)已有的數(shù)據(jù)源
    如果將已經(jīng)存在的文件（可以是Word 文檔、Excel 工作薄、文本 文件及其他數(shù)據(jù)庫(kù)文件）當(dāng)作數(shù)據(jù)源使用，可以采用下列步驟選擇 并打開(kāi)它。
    （1）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，出現(xiàn)【郵件合 并幫助器】對(duì)話框。
    （2）單擊【數(shù)據(jù)源】選項(xiàng)下的【獲得數(shù)據(jù)】按鈕，彈出一個(gè)下 拉菜單。
    （3）單擊下拉菜單中的【打開(kāi)數(shù)據(jù)源】命令，彈出打開(kāi)數(shù)據(jù)源 對(duì)話窗口。
    （4）單擊【文件類型】列表框，選中需要的文件類型。
    （5）在【查找范圍】列表框，查找要打開(kāi)的文件所在的文件夾。
    （6）在【名稱】列表框中找到需要的數(shù)據(jù)文件，選中它。
    （7）單擊【確定】按鈕打開(kāi)它。打開(kāi)數(shù)據(jù)源后，彈出一個(gè)對(duì)話 窗口。
    （8）單擊【編輯主文檔】按鈕，切換到主文檔編輯狀態(tài)。