對于一篇比較長的文檔，詳細地閱讀它并弄清楚它的結(jié)構(gòu)內(nèi)容是 一件比較困難的事。使用大綱視圖可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 梗概。因為大綱視圖可以清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu)，如圖6-8 所示。 其中，文檔標題和正文文字被分級顯示出來，根據(jù)需要，一部分的 標題和正文可以被暫時隱藏起來，以突出文檔的總體結(jié)構(gòu)�？梢酝� 過文檔視圖來瀏覽這個文檔以把握文檔的總體結(jié)構(gòu)，然后再詳細了 解文檔的各部分。word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703642775.gif">
用戶在創(chuàng)作一篇文檔時，可以先在大綱視圖中列出它的提綱和各 級標題，然后再根據(jù)提綱逐步充實文檔的內(nèi)容。在大綱視圖中，在 每個標題的左邊都顯示了一個符號。word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703643352.gif">表示帶有下一級標題（包括 子標題和正文）。
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644158.gif">表示不帶有下一級標題。
正文是大綱中除標題以外的任何段落文字。在大綱視圖中，段落 左邊的小方框word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644437.gif">，表示該段落為正文。正文可以看成是最低一級的 標題。
要顯示文檔的大綱，首先切換到大綱視圖。單擊【視圖】菜單中的【大綱】菜單項，或者單擊水平滾動條中的【大綱視圖】按鈕， 可以切換到大綱視圖。
6.2.1 在大綱視圖中組織文檔
有兩種方法可以組織文檔大綱：
（1）使用大綱視圖中輸入標題的方法組織文檔，在重新組織標 題和子標題時，Word 會自動為標題設置內(nèi)置標題樣式�？梢詫⒃撐� 檔大綱折疊，以便只顯示需要查看的標題。
（2）在大綱樣式編號列表中輸入標題和子標題。文字必須設置 為內(nèi)置標題樣式。為各個標題指定大綱級別。由此建立分層結(jié)構(gòu)的 文檔，然后可以在大綱視圖或文檔結(jié)構(gòu)圖中編輯該文檔。這樣可以 不改變文字的顯示方式。
6.2.1.1 用輸入標題的方式組織大綱
使用大綱視圖組織新文檔的過程是先輸入文檔的各級標題，在建 立合適的文檔組織結(jié)構(gòu)后，再添加詳細的正文即可完成文檔的編輯。 具體的操作步驟如下：
（1）建立新的文檔，并切換到大綱視圖中。
（2）輸入各個標題，剛輸入的標題Word 會自動設為內(nèi)置標題樣 式“標題1”。輸入完畢后，按Enter 鍵可以輸入下一個標題。
（3）如果將標題指定到別的級別并設置相應的標題樣式，可以 利用【大綱】工具欄中的升降級按鈕word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644439.gif">。也可以利用拖動標題 前面的符號
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644157.gif">或
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645940.gif">的方法來實現(xiàn)：如果想將標題級別降至較低級別， 向右拖動符號；如果想將標題升級至較高級別，請向左拖動符號。
（4）在建立滿意的文檔組織結(jié)構(gòu)后，切換到普通視圖或頁面視 圖以添加詳細的正文內(nèi)容。
如果向上或向下拖動符號，可以實現(xiàn)文檔內(nèi)容的移動，且該標題 的從屬標題和文字將也隨之移動。也可以單擊工具欄中的【上移】 或【下移】按鈕word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645953.gif">，把光標所在的段落標題上移或下移一個位置。
對于文檔中采用的內(nèi)置標題樣式的標題，用戶可以按住所選的編 號格式為其自動編號。步驟如下：
（1）選定要編號的標題，如果一個標題被選定，那么這個標題 的所屬標題和文字也會同時被選定。
（2）單擊【格式】菜單中的【項目符號和編號列表】菜單項， 并在彈出的【項目符號和編號】對話框中選中【多級符號】選項卡， 如圖6-9 所示。
（3）單擊含有【標題1】、【標題2】等字樣的編號格式，然后 單擊【確定】按鈕。Word 就會按照選定的編號格式為標題自動編號，如圖6-10 所示。word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645913.gif">
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703646328.gif">
如果自動編號有些格式不是很符合用戶的要求，可以單擊【項目符號和編號】對話框中的【自定義】按鈕，對編號的格式進行修改 到合意即可。
6.2.1.2 為段落指定大綱級別
要在大綱視圖中編輯文檔，必須將文檔設置為分層結(jié)構(gòu)。上面介 紹的將文本設置為內(nèi)置標題樣式格式，可以將文檔設置為分層結(jié)構(gòu)； 為段落指定大綱級別也是一種為文檔設置分層結(jié)構(gòu)的方法。
使用大綱級別不會改變文字的顯示方式（標題樣式設置具體的格 式，所以不同級別標題的顯示不一樣，而大綱級別設置“隱藏”的 格式）。
為段落指定大綱級別的步驟如下：
（1）在普通視圖中或頁面視圖中，選定想要設置大綱級別的段 落，注意這些段落應該是正文文字級別，如果是標題級別，要先將 其降為正文，再為其指定大綱級別。
（2）單擊【格式】菜單中的【段落】菜單項，在彈出的【段落】 對話框中選擇【縮進和間距】選項卡，如圖6-11 所示。word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703647972.gif">
（3）在【大綱級別】的下拉式列表框中，選擇所需的級別。
（4）單擊【確定】按鈕即可。
在為各個段落設置好大綱級別后，切換到大綱視圖中，即可以看 到各段按大綱級別的不同分為不同的層次。
6.2.2 查看文檔組織
在大綱視圖中，可以將文檔大綱折疊起來，僅顯示所需標題和正 文，而將不需要的標題和正文隱藏起來，這樣可以突出文檔結(jié)構(gòu)， 簡化了查看文檔的時間；而且還可以在文檔中移動和重新組織大塊 文本。
只有設置了內(nèi)置標題樣式（標題1 到標題9）或大綱級別（1 到9 級）的文本才是可以在大綱視圖中折疊和展開的。
要折疊某一級標題下的文本，請在【大綱】工具欄上單擊要顯示 的最低級別的編號按鈕。例如，單擊【顯示至標題3】按
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703648473.gif">，則 整篇文檔只顯示第一級到第三級的標題，第三級以下的標題將被折 疊而隱藏起來。
如果只折疊某一標題下的子標題或正文，請把光標移到該標題 上，單擊【折疊】按鈕word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649391.gif" width="20" height="17">。單擊一次，折疊最低的一級。
如果要折疊某一標題所有子標題和正文，雙擊該標題前面的分級 顯示符號word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649894.gif">即可。如果要折疊所有的正文，請單擊【大綱】工具欄中的【全部】按鈕。
展開標題下的子標題和正文的方法同折疊的方法類似，要展開并 顯示所有標題和正文，單擊【全部】按鈕即可，如果要只顯示正文 的第一行，請單擊【只顯示首行】按鈕，如圖6-12 所示。正文的內(nèi) 容只顯示第一行，后面用省略號來表示下面還有內(nèi)容，只顯示首行 可以快速查看文檔結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649274.gif">
如果要展開并顯示某一標題下所有折疊的子標題和正文，雙擊該 標題前面的分級顯示符號即可。如果對某一標題下的折疊文本要一 次展開一級，只要把光標移到該標題上，然后單擊【展開】按鈕word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651334.gif">即 可。
6.2.3 在大綱中設置文本格式
在大綱視圖中，Word 監(jiān)護了文本格式的設置，以便將用戶的精力 集中于文檔結(jié)構(gòu)。所以在大綱視圖中的文本格式和在其他視圖中是 有所不同的。每一級標題都已設置為相應的內(nèi)置標題樣式（標題1到標題9）或大綱級別（1 級到9 級）�？梢栽跇祟}中使用這些樣式 和級別。在大綱視圖中可以將標題拖動至相應級別，從而可以自動 設置其標題樣式。如果想改變標題樣式的格式，可以更改其格式。
Word 為了使文檔的層次結(jié)構(gòu)更清晰，會按照標題縮進的方法縮進 該標題，這種縮進只在大綱級別中出現(xiàn)，如果切換到其他視圖狀態(tài)， 這種縮進將會被取消。
在大綱視圖中，并不出現(xiàn)段落格式設置。而且，標尺和段落格式 命令將無效，要查看或修改段落格式，應該切換到其他視圖中。
在大綱視圖中，字符格式（字體、字號、字形）依然有效，如果 為了防止分散注意力，可以單擊【大綱】工具欄中的【顯示格式】 按鈕word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651991.gif">，Word 將會用純文本格式顯示大綱。如圖6-13 所示，如果 要恢復顯示字符格式，只需再次單擊【顯示格式】按鈕
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651991.gif">即可。
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651181.gif">
如果用戶為了在大綱視圖中編輯文檔的同時查看文檔的真實格 式，可以拆分文檔窗口。在一個窗口中使用大綱視圖，而在其他窗 口中使用頁面視圖或普通視圖，在大綱視圖中對文檔所做的修改會 顯示在其他窗口中。具體步驟如下：
（1）打開文檔，并切換到大綱視圖。
（2）單擊【窗口】菜單中的【拆分】菜單項。
（3）選定拆分的位置，然后在另一個窗口切換到頁面視圖，如 圖6-14 所示。word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703653797.gif">
6.2.4 打印大綱
在建立文檔的大綱后，還可以將文檔的大綱打印出來。如果在大 綱視圖中只顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，那么打印出來的將是顯示出來的 文檔的層次結(jié)構(gòu)。
要打印大綱，首先應在大綱視圖中顯示需要打印的標題和正文， 然后單擊【文件】菜單中的【打印】菜單項即可。
如果在大綱視圖中顯示了正文，即使只顯示了首行，Word 也將打印全部的正文。
在大綱視圖中顯示的分頁符，也將反映在打印結(jié)構(gòu)中。如果不想 打印分頁符，可以暫時刪除分頁符后再打印。