在編排一篇長文檔或是一本書時，需要對許多的文字和段落進(jìn)行 相同的排版工作，如果只是利用字體格式編排和段落格式編排功能， 不但很費(fèi)時間，讓人厭煩，更重要的是，很難使文檔格式一直保持 一致。使用樣式能減少許多重復(fù)的操作，在短時間內(nèi)排出高質(zhì)量的 文檔。
樣式是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。它規(guī)定了文檔中標(biāo) 題、題注以及正文等各個文本元素的格式。用戶可以將一種樣式應(yīng) 用于某個段落，或者段落中選定的字符上。所選定的段落或字符便 具有這種樣式定義的格式。
如果用戶要一次改變使用某個樣式的所有文字的格式時，只需修 改該樣式即可。例如，標(biāo)題2 樣式最初為“四號、宋體、兩端對齊、 加粗”，如果用戶希望標(biāo)題2 樣式為“三號、隸書、居中、常規(guī)”， 此時不必重新定義標(biāo)題2 的每一個實(shí)例，只需改變標(biāo)題2 樣式的屬 性就可以了。
使用樣式可以使文檔的格式更容易統(tǒng)一。
使用樣式還可以構(gòu)筑大綱，使文檔更有條理，編輯和修改更簡單。
使用樣式還可以用來生成目錄。
2.1.1 字符樣式和段落樣式
字符樣式是指由樣式名稱來標(biāo)識的字符格式的組合，它提供字符 的字體、字號、字符間距和特殊效果等。字符樣式僅作用于段落中 選定的字符。如果需要突出段落中的部分字符，可以定義和使用字 符樣式。
段落樣式是指由樣式名稱來標(biāo)識的一套字符格式和段落格式。包 括字體、制表位、邊框、段落格式等。一旦用戶創(chuàng)建了某種段落樣 式，就可以選定一個段落或多個段落并使用該樣式。
單擊【格式】工具欄中的【樣式】列表框右邊的箭頭，就會出現(xiàn) 樣式列表，如圖2-1 所示。
從【樣式】下拉列表中可以明顯地區(qū)分出字符樣式和段落樣式。 字符樣式用一個加粗、帶下劃線的字母【a】表示；段落樣式用段落 標(biāo)記符號【┙】來表示。
正文樣式是最常用的標(biāo)準(zhǔn)樣式，它控制文檔的默認(rèn)字體、字號、 行距、對齊方式和其他文本格式。當(dāng)用戶開始輸入新文檔時，Word2000 將通過應(yīng)用默認(rèn)的“正文”樣式設(shè)定文字格式。
2.1.2 內(nèi)置樣式和自定義樣式
Word 2000 本身自帶了許多樣式，稱為內(nèi)置樣式。但有時候這些 樣式不能滿足用戶的全部要求，這時可以創(chuàng)建新的樣式，稱為自定 義樣式。內(nèi)置樣式和自定義樣式在使用和修改時沒有任何區(qū)別。但 是用戶可以刪除自定義樣式，卻不能刪除內(nèi)置樣式。
創(chuàng)建文檔時，如果沒有使用指定模板，Word 將使用默認(rèn)的Normal 模板。這樣創(chuàng)建的文檔的【格式】工具欄的【樣式】列表框中只有 四種段落樣式：【標(biāo)題1】、【標(biāo)題2】、【標(biāo)題3】、【正文】，以及一個字符樣式【默認(rèn)段落字體】。如果要在【樣式】列表框中 顯示全部的樣式，先按住Shift 鍵，再單擊【樣式】列表框右邊的 向下箭頭。