在Word中快速設(shè)置文字或段落的格式有兩種方法，一種是用格式刷，另一種是套用樣式，采用樣式的方法效率更高，修改更方便。樣式分為內(nèi)置樣式和自定義樣式，內(nèi)置樣式是Word本身所提供的樣式，自定義樣式是用戶將常用的格式定義為樣式。
1.內(nèi)置樣式的用法
在某一段或某幾段中應(yīng)用樣式，單擊此段落(或選中多段落)，將光標(biāo)移入此段的任何位置。然后單擊“格式”工具欄上的“樣式”，從下拉列表中選擇所需的樣式即可。直接單擊“樣式”框中的下拉按鈕，所彈出的下拉列表中只含有部分常用的內(nèi)置樣式，要列出全部的內(nèi)置樣式，可按住“Shift”鍵后再單擊“樣式”框中的下拉按鈕。套用樣式也可以單擊“格式”菜單中的“樣式”命令，在彈出對話框中的樣式列表框中單擊所需的樣式，再單擊〔應(yīng)用〕按鈕。如果樣式框中沒有列出需要的樣式，可在“列表”框中選擇其他的一組樣式。
2.自定義樣式的建立及應(yīng)用
當(dāng)Word提供的內(nèi)置樣式不能滿足需要時，可以創(chuàng)建自定義樣式。方法是將文本中某段設(shè)置為常用的格式，然后將光標(biāo)置于此段或選定此段，單擊“格式”工具欄上的“樣式”框，輸入自定義樣式的名稱后回車。將自定義樣式應(yīng)用于其他段落的方法與內(nèi)置樣式的用法相同。
這樣創(chuàng)建的樣式僅在本文檔中有效，在新建的文檔中不能使用。如果以后常用這個樣式，可以將其添加到模板中，方法是單擊“格式”菜單中的“樣式”命令，在彈出對話框中的“樣式”列表框中選定需要的樣式，單擊〔更改〕命令按鈕，在“更改樣式”對話框中選中“添至模板”復(fù)選框后〔確定〕。
3.自動更新樣式
自動更新樣式的作用是：文檔中應(yīng)用同一樣式的段落，如果對其中一段的格式進(jìn)行修改，其他段落也自動進(jìn)行相應(yīng)的修改。將樣式設(shè)為自動更新的方法為：單擊“格式”菜單中的“樣式”命令，在彈出對話框中的樣式列表框中選定需要的樣式，單擊〔更改〕命令按鈕，在“更改樣式”對話框中選中“自動更新”復(fù)選框后〔確定〕。
有時候我們要對應(yīng)用了同一樣式的若干段落進(jìn)行相同的格式修改，而有時我們只想修改其中一段的格式而其他段落不變�？梢酝ㄟ^設(shè)置或取消樣式“自動更新”功能進(jìn)行相應(yīng)的操作。我們用以下的方法操作更方便：以“宋體小四”樣式為例，若“宋體小四”樣式具有“自動更新”功能，先將此功能取消。當(dāng)我們修改了應(yīng)用“宋體小四”樣式的某一段格式，其他應(yīng)用此樣式的段落格式不發(fā)生變化。若想要其他應(yīng)用此樣式的段落格式發(fā)生相應(yīng)的修改，單擊“格式”工具欄上的“樣式”框后回車，便彈出“更改樣式”對話框(如圖1所示)。選擇第一個單選框后確定。其他應(yīng)用此樣式的段落的格式發(fā)生相應(yīng)的修改。
上面只介紹了應(yīng)用于段落的樣式，應(yīng)用于文字的樣式稱“字符樣式”，用法與段落樣式相似，但必須先選定字符