項目編號可使文檔條理清楚和重點突出，提高文檔編輯速度，因而深受喜愛用word97/2000編輯文章的朋友歡迎。編號作為word中的一項“自動功能”，只有深諳其來龍去脈，運用得當，才能讓“編號”言聽計從，不致適得其反，平添麻煩。
一、應用“項目符號和編號”
有兩種方法：手工和自動。前者即通過單擊“編號”、“項目符號”按鈕或“格式”菜單中的“項目符號和編號”命令引用；后者則通過打開“自動更正”對話框后設置“自動編號列表”為鍵入時的一項“自動功能”來引用：當在段首鍵入數(shù)學序號（一、二；㈠、㈡；1、2；⑴、⑵等）或大寫字母（A、B等）和某些標點符號（如全角的，、。半角的.）或制表符并插入正文后，按回車輸入后續(xù)段落內(nèi)容時，word即自動將其轉化為“編號”列表。
二、中斷、刪除、追加編號
刪除（取消）文檔中的編號可通過下列方法：①按兩次“Enter”，后續(xù)段落自動取消編號（不過同時也插入了多余的兩行空行）②將光標移到編號和正文間按“Backspace”鍵可刪除行首編號。③選定（或將光標移到）要取消編號的一個或多個段落，再單擊“編號”按鈕。以上方法都可用于中斷編號列表，可根據(jù)需要選用。但如果要刪除多個編號，只能用③法。而且，如果為“編號”定義了快捷鍵后，無論追加還是刪除編號，此法都最快。
將光標移到包含編號的段結尾按回車，即可在下一段插入一個編號，原有后續(xù)編號會自動調整。
三、死板的編號方式：一段一個編號
通常情況下，word按段落編號，即在每個段落（不管該段有多少行）開始位置處添加一個編號。而許多文檔往往要將多個段落放在同一個編號內(nèi)，可以選擇以下四種方法來實現(xiàn)：①、在第一段結束時按“Shift+Enter”組合鍵插入一個分行符，然后即可在下一行輸入新內(nèi)容而不會自動添加編號（實際和前面的內(nèi)容仍然屬一段）。②、在某個編號內(nèi)的第一段結束后，按兩次以上回車插入需要的空段（此時編號會中斷），當光標移到需要接著編號的段落中，單擊“編號”按鈕，此時word通常會接著前面的列表編號。然后再將光標移回到前面的空段中輸入內(nèi)容。③、中斷編號并輸入多段后，選定中斷前任一帶編號的文本再單擊（或雙擊）“格式刷”按鈕，然后再單擊要接著編號的段落，即可接著編號。（使用鍵盤的話，則先按“Ctrl+Shift+C”復制格式，再按“Ctrl+Shift+V”粘貼格式）。④中斷編號并輸入多段后，選定需接著編號的段落，打開“項目符號和編號”對話框，選擇和上一段的相同編號樣式后，再選擇“繼續(xù)前一列表(C)”。
不難發(fā)現(xiàn)，②③④法其實都是通過中斷編號來插入多段，在一個編號內(nèi)插入多段后再設法繼續(xù)編號。相形之下，①法要方便些，但后續(xù)行的一些格式必須通過特殊的方法處理（如行首的縮進只能通過鍵入空格代替），從而“看起來”是另一段。這里介紹一種快速而極其有效的方法——“多級編號”法：
首先打開“項目符號和編號”對話框，將你的段落編號設為“多級編號”中的一種，再單擊“自定義”，將當前級別（通常為1）的編號樣式設成你想要的樣式，將下一級別（通常為2）的“編號格式”中全部內(nèi)容刪除（即無）。OK！假設現(xiàn)在要輸入3段文字，其中1、3段帶編號，2段無編號。只須將1段級別設為1，它就帶編號；2段不要編號了是吧？好，按回車再按“Tab”將下一段的級別降為2，怎么樣，沒有編號了吧！現(xiàn)在將2段內(nèi)容輸入；按回車輸入3段時先按“Shift+Tab”將該段級別升一級為1，編號又出現(xiàn)了。升有降無（編號），你試試，是不是非常方便！
四、設置編號格式
1、影響美觀和規(guī)范的“間距”：相信有許多朋友對word中編號和正文過大的相隔距離惱火不已，因為不知如何調整間距而放棄“編號”。如果打開“選項”對話框并設置“制表符”在文檔中顯示出來的話，仔細觀察水平標尺和文檔中編號后的控制符號，你會發(fā)現(xiàn)使用編號后在左縮進標記附近會出現(xiàn)一個制表符（編號后也有）。問題的癥結就在此：在word中編號時，會在編號和段落的第一個字符間插入一個不可編輯字符，默認用制表符將編號和正文隔開，并用制表位對齊正文。明白了這個道理，問題就迎刃而解了：選定要改變間距的編號列表，按住Alt向左拖動（以能看到編號后的制表符為準）標尺上的制表位，即可縮小編號和正文間的距離，反之向右拖則增大間距。還有一種更絕的方法：利用多級符號來插入編號，可改變作為默認間距的字符。方法為：單擊主菜單中“格式”→“項目符號和編號”，打開對話框后再單擊“多級符號”，選中一種合適樣式后單擊“自定義”，在“自定義多級符號列表”對話框中單擊“高級”，然后將“編號之后”的內(nèi)容（默認為制表符）改為“不特別標注”，再依次確定關閉對話框，則編號和正文緊連著不插入任何分隔符號；若改為“間距”同樣可將間距改為很小而無需通過移動制表位來縮小間距。雖然是多級符號，但作一級編號來用也順順溜溜。
2、多種多樣的編號格式：在word中只提供了13種編號樣式。但如果你善于修改的話，可以“自定義”出不計其數(shù)的樣式。方法為：打開“項目符號和編號”對話框后選中一種編號樣式，然后單擊“自定義”按鈕，此時會打開“自定義編號列表”對話框，在“編號樣式”的下拉列表框中選中一種樣式后，可以在“編號格式”下的文本框中的編號前后輸入其他字符，從而構成各種格式的編號。如添加括號編號列表變成(1)、(2)、(3)……；添加“－”變成－Ａ、－Ｂ、－Ｃ……；添加“第、章”兩字變成第1章、第2章、第3章……正是“天高任鳥飛，海闊憑魚躍”。
3、豐富多彩的編號字體：單擊“自定義編號列表”對話框中的“字體…”，即可為編號指定字體、字形、字號、顏色、字符間距及陰影等其他效果。
4、不可輕視的編號、正文位置：如果編號、正文的排版位置不合意，可在“自定義編號列表”對話框中修改。其中“編號位置”框架內(nèi)的“對齊位置”即相當于“首行縮進”，“文字位置”框架內(nèi)的“縮進位置”相當于“左縮進”，理解了這兩項的含義，該設置為多少相信無需多言了（其實，這些值你也可以直接用標尺上的“左縮進”“首行縮時”修改）。如果是“多級符號”，則應逐項為每一級設置編號對齊位置和正文縮進位置直至符合實際需要。
五、指定快捷鍵：加快操作的有效方法
為“編號”指定快捷鍵：同時按下“Ctrl+Alt+數(shù)字鍵盤中‘+’”，鼠標指針變成花朵形后單擊常用工具欄上的“編號”按鈕，然后將光標移入“自定義鍵盤”對話框中的“請按新快捷鍵”內(nèi)按下你想用的組合鍵，如“Ctrl+8”（快速編號或取消編號），再單擊“指定”、“關閉”即可。同樣為“格式”菜單中的“項目符號和編號”定義一個快捷鍵，如“Ctrl+9"（打開詳細設置框）。定義快捷鍵后，要應用或取消（中斷）編號，或者設置編號樣式時，就可以直接用鍵盤操作，省時省力。
六、復制含編號的文本：注意幫倒忙
如果將包含編號的文本內(nèi)容復制到新位置，新位置文本的編號會改變，通常會接著前面的列表繼續(xù)編號。如果要和復制前的格式完全相同，需打開“項目符號和編號”對話框，選擇“重新開始編號”，這一點往往會被人忽略。
七、將編號轉換為數(shù)字
編號具有方便快速的特點，但在復制、改變編號樣式等一些操作中不方便，此時可將編號轉換為真正的文字編號。選中帶編號的段落，按“Ctrl+C”，再選擇菜單“編輯”→“選擇性粘貼”，按“無格式文本”粘貼到新位置，編號就轉換為正文了，現(xiàn)在你愛怎么改隨便你了。
八、“多級符號”中的重磅炸彈：Tab、Shift+Tab
多級符號在進行如試卷排版中非常有用，輸完某一級中一個編號（如1、2、3……）后的正文內(nèi)容，按回車鍵即自動進入下一個編號，再按“Tab”鍵即可改為下一級編號樣式（如A、B、C……），要返回到上一級繼續(xù)編號，按“Shift+Tab”即可。靈活運用這兩項，同樣能少費力氣多辦事。
九、一點建議
如果你想全權控制“編號”，不愿受“自動更正”干擾或擺布，請在“自動更正”中關閉“自動編號列表”。如果你在“編號”時誤操作，導致“編號”亂套，不妨多試試“Ctrl+Z”，它能為你省不少力。關于“項目符號”的操作方法，大多相同，不再贅述。