快件代理應(yīng)正確確定快件的類型，除商業(yè)文件和資料信函屬“文件”類外，其余均屬于“包裹”類，文件封內(nèi)只能裝入文件類物品，小片的布樣、塑料片等非文件類物品不可作為文件發(fā)運(yùn)。包裹類快件需提供具有發(fā)件公司名抬頭的形式發(fā)票兩份，并加蓋發(fā)件公司印章。
發(fā)票 應(yīng)列明所發(fā)快件的品名、數(shù)量、原產(chǎn)地、海關(guān)聲明價(jià)值等資料。品名請(qǐng)用中文填寫，特殊的貨物(專業(yè)性較強(qiáng)的物品)請(qǐng)要求客戶提供中英文品名，混裝貨物請(qǐng)?zhí)峁┭b箱清單，SES會(huì)嚴(yán)格按快件代理提供的形式發(fā)票的內(nèi)容向海關(guān)申報(bào)。
快件代理應(yīng)要求實(shí)際發(fā)件公司在運(yùn)單上加蓋其公司印章。請(qǐng)?zhí)峁?zhǔn)確的收件公司名稱、地址、郵政編碼(去往美國(guó)的快件尤為重要)、電話及傳真、聯(lián)系人姓名等資料，錯(cuò)誤的地址和電話將影響快件的派送和中轉(zhuǎn)。SES不接受郵政信箱(P.O.BOX)的地址。除香港和臺(tái)灣接受中文地址外，請(qǐng)一律用英文填寫收件人資料。
快件的計(jì)費(fèi)重量是以快件實(shí)際重量(毛重)和體積重量相比，取二者中較大者而確定。體積重量的計(jì)算方法是用快件的最長(zhǎng)Ｘ最寬Ｘ最高/6000得出，以厘米(Cm)為單位度量，不足1厘米進(jìn)位為下一個(gè)1厘米長(zhǎng)度，如快件尺寸為33.2X54.5X75.2，則體積重量計(jì)算為34X55X76/6000=24.0公斤。SES對(duì)中轉(zhuǎn)的國(guó)際快件須嚴(yán)格按此辦法計(jì)算。 對(duì)香港派送的快件及散貨原則上不計(jì)算體積重量，但當(dāng)一票輕泡貨物的體積重量超過實(shí)際重量40%時(shí)，則該票快件的計(jì)費(fèi)重量＝(實(shí)際重量＋體積重量)/2，例如：快件實(shí)重100公斤，體積重量150公斤，則其計(jì)費(fèi)重量為(100+150)/2=125公斤。中港散貨運(yùn)輸計(jì)費(fèi)重量的確定方式由散貨代理與SES簽定的《中港散貨及快件運(yùn)輸協(xié)議》規(guī)定。
除快件業(yè)務(wù)必須的信息資料外，快件代理應(yīng)在運(yùn)單明顯位置以及清單上標(biāo)明其在SES的四位電腦代號(hào)，以便有查詢需要時(shí)可以及時(shí)識(shí)別發(fā)件的快件代理，盡快通知發(fā)件客戶。
對(duì)于未按以上1-4要求操作，或提供資料不正確，致使SES無法及時(shí)中轉(zhuǎn)或派送的快件，SES將暫時(shí)轉(zhuǎn)為HOLD件(暫扣件)，待快件代理確認(rèn)有關(guān)事宜后再行中轉(zhuǎn)及派送。
發(fā)件客戶如提供了由政府行政部門簽發(fā)的有效的配額、許可證、原產(chǎn)地證明、商檢證明、熏蒸證明等文件，快件代理應(yīng)事先明確通知SES正確使用該文件向中國(guó)及快件終到國(guó)海關(guān)報(bào)關(guān)，并使用妥善方式將文件交給SES。如因快件代理未事先明確知會(huì)SES使用該文件而造成該文件失效，因而導(dǎo)致該文件項(xiàng)下的快件無法報(bào)關(guān)、清關(guān)而產(chǎn)生的一切損失，SES不承擔(dān)任何責(zé)任。