在審核過程中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)企業(yè)在制度建設(shè)及管理中存在重制定輕實(shí)施、重形式輕內(nèi)容 、重人治輕法治等情況，在企業(yè)中，不同程度地存在以下幾個方面的問題：

 

　　1、結(jié)構(gòu)與層次不符合邏輯順序

 

　　有的企業(yè)出現(xiàn)既有《人力資源管理制度》，又有《人力資源管理辦法》、《招聘管理辦法》、《培訓(xùn)管理辦法》、《績效管理辦法》。

 

　　2、制度內(nèi)容與法規(guī)要求不相符

 

　　與公司章程及其他制度表述一不致、相互矛盾，文字表述不嚴(yán)謹(jǐn)，以及外延寬窄與內(nèi)涵深淺把握不準(zhǔn)確。

 

　　3、宣貫與實(shí)施不跟進(jìn)、不重視

 

　　制度出臺后缺乏系統(tǒng)的宣貫及傳遞，導(dǎo)致執(zhí)行者不了 解制度的意義及內(nèi)容，甚至不知道有該制度。有些企業(yè)制度施行一年后，也未開展檢查與考核 ，制度執(zhí)行情況也不掌握，當(dāng)出了問題后才亡羊補(bǔ)牢。

 

　　針對上述問題，企業(yè)如何充分發(fā)揮制度的引領(lǐng)作用，讓制度真正成為推動企業(yè)發(fā)展的有力工具，是企業(yè)在制度建設(shè)和管理過程中的重要課題，也是審核中應(yīng)加以關(guān)注的，應(yīng)從以下幾個方面著手：

 

一、明確制度類型及結(jié)構(gòu)層次

 

　　1.制度的類型：

 

　　企業(yè)制度一般可分為規(guī)定、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書等，其中：

 

　　制度是指企業(yè)對某一管理領(lǐng)域的基本要求和原則性規(guī)范，泛指各項(xiàng)規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則 、標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書的統(tǒng)稱，具有普遍適用性和強(qiáng)制性；

 

　　規(guī)定是企業(yè)對某項(xiàng)工作或活動制定的原則和規(guī)范， 與基本制度相比范圍更��；

 

　　辦法是企業(yè)對某項(xiàng)工作或活動制定的要求和做法，與規(guī)定相比內(nèi)容更具體；

 

　　實(shí)施細(xì)則是企業(yè)對某些制度所做的更為具 體的條文式規(guī)定，既要符合本地區(qū)、本單位的實(shí)際情況又不能違反有關(guān)規(guī)章制度的原則和精神 ，其特點(diǎn)是詳盡、明晰，具備可操作性，便于管理和執(zhí)行；

 

　　標(biāo)準(zhǔn)是指企業(yè)從標(biāo)準(zhǔn)化管理角度對需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項(xiàng)所做的標(biāo)準(zhǔn)；

 

　　操作規(guī)程是指企業(yè)為保證某項(xiàng)工作質(zhì)量、 安全、有效運(yùn)轉(zhuǎn)而制定的、相關(guān)人員在操作設(shè)備和業(yè)務(wù)活動時必須遵循的程序或步驟；

 

　　作業(yè)指導(dǎo)書是指企業(yè)規(guī)定具體作業(yè)活動方法的文件，直接指導(dǎo)操作人員進(jìn)行各種質(zhì)量控制活動，包括作業(yè)內(nèi)容、實(shí)施步驟及方法、操作要點(diǎn)、質(zhì)量控制要求等。

 

　　2.制度的結(jié)構(gòu)層次

 

　　制度是在企業(yè)成立之初建立、在運(yùn)營過程中不斷健全和完善，有效運(yùn)作一個企業(yè)應(yīng)建立健全各項(xiàng)管理制度，成功而優(yōu)秀的企業(yè)制度往往較多且詳細(xì)。

 

　　建設(shè)工程施工企業(yè)根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模 、管理跨度、資質(zhì)范圍及等級等情況建立制度體系，其制度體系范圍包括企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及目標(biāo)管理、企業(yè)風(fēng)險控制管理、企業(yè)文化管理、企業(yè)社會責(zé)任管理、企業(yè)法律事務(wù)管理、企業(yè)公共關(guān)系管理、人力資源管理、企業(yè)知識管理、 施工機(jī)具管理、物資管理、分包管理、質(zhì)量管理 、技術(shù)管理、檢測設(shè)備管理、安全生產(chǎn)管理、環(huán)境保護(hù)管理、成本控制管理、財務(wù)管理、稅務(wù)管理、資產(chǎn)管理、檔案管理、文件管理、檢查與分析管理、改進(jìn)與創(chuàng)新管理等內(nèi)容。

 

　　企業(yè)根據(jù)上述內(nèi)容，將制度體系分為三個層次：

 

　　第一層 次為 《企業(yè)管理總綱》或 《管理手冊》；

 

　　第二層次為企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)定、辦法等；

 

　　第三層次為企業(yè)的各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。

 

　　企業(yè)制度結(jié)構(gòu)層次遵循“總綱一規(guī)定—辦法—細(xì)則”的邏輯順序，總綱是治理企業(yè)的根本要求。

 

　　例 1 : 物資管理，從物資需求、采購計劃、 供方評價與選擇、采購合同到采購實(shí)施、進(jìn)貨檢驗(yàn)、入庫與庫管、領(lǐng)料與出庫、使用與回收等環(huán)節(jié)，小型企業(yè)應(yīng)制定《物資管理辦法》；中大 型 企 業(yè) 應(yīng) 制 定 《物資管理規(guī)定》 及 《物資招標(biāo)采購管理辦法》、 《倉庫管理辦法〉〉、 《采購合同管理辦法》 等 ；《物資招標(biāo)采購管理辦法》與 《倉庫管理辦法》、 《采購合同管理辦法》 等辦法為并列關(guān)系，均從屬于《物資管理規(guī)定》。

 

　　企業(yè)為適應(yīng)信息時代，開展網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)業(yè)務(wù)，可制定《物資網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)采購實(shí)施細(xì)則》，此細(xì)則從屬于《物資招標(biāo)采購管理辦法》。

 

　　例 2 : 企業(yè)制度管理 ，從擬制 、評審 、審批 、出臺到宣貫、實(shí)施 、檢查 、考核 、評價 、修訂等環(huán)節(jié)，中大型企 業(yè)應(yīng)制定《制度管理規(guī)定》及《文件管理辦法》，對各層級制度的章節(jié) 、字體 、行距等制式做出規(guī)定，還應(yīng)制定《制度文件編制細(xì)則》，體現(xiàn)出 《制度文件編制細(xì)則》從 屬 于 《文件管理辦法》、 《文件管理辦法》 從 屬 于《制度管理規(guī)定》的結(jié)構(gòu)層次的邏輯順序。

 

二、遵循制度編制的原則和制度建設(shè)的要求

 

　　1.企業(yè)在編制制度時應(yīng)遵循的幾個原則合規(guī)性。

 

　　制度的內(nèi)容應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政府有關(guān)規(guī)定、公司章程要求 ；制度的制定、修改和廢止程序，應(yīng)符合相應(yīng)的流程和權(quán)限要求。

 

　　系統(tǒng)性。制度體系框架應(yīng)全覆蓋、無缺失， 形成有機(jī)整體，完整反映業(yè)務(wù)流程和價值鏈， 覆蓋主要業(yè)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)，發(fā)揮系統(tǒng)效用。

 

　　層級性。制度的起草權(quán)限分為公司職能部 門、分公司或項(xiàng)目部各個層級；適用范圍分為公司職能部門、分公司或項(xiàng)目部各個層級。

 

　　協(xié)調(diào)性。制度建設(shè)應(yīng)注意相互間的協(xié)調(diào)， 避免各項(xiàng)制度之間的沖突與遺漏。

 

　　規(guī)范性。制度編寫過程中，公司職能部門及分公司或項(xiàng)目部應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，統(tǒng)一制度的分類、權(quán)限、格式、內(nèi)容、名稱等。

 

　　適用性。制度建設(shè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)公司發(fā)展和未來需求，制度內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確、具體 , 有針對性，易操作、可執(zhí)行。

 

　　先進(jìn)性。制度建設(shè)應(yīng)按照公司戰(zhàn)略發(fā)展的要 求 ，吸收國內(nèi)外先進(jìn)的管理理論和經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用公司經(jīng)驗(yàn)沉淀及知識累積，保持制度體系及 編制內(nèi)容的先進(jìn)性。

 

　　2.制度建設(shè)要求

 

　　企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化及發(fā)展的需要 ，在每年度末或下年度初制定《制度建設(shè)計劃）>,包括擬制定的制度、擬修訂的制度、擬廢止的制度。

 

三、抓好制度制定過程的管理

 

　　起草：企 業(yè) 根 據(jù) 年 度 《制度建設(shè)計劃》，對擬制定的制度，在制定前進(jìn)行詳細(xì)的策劃，并收集制度對應(yīng)的國家、地方、行業(yè)現(xiàn)行有關(guān)法

 

　　律法規(guī)及上級單位的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，起草相關(guān)制度，確保制度 的合規(guī)性、適用性和先進(jìn)性。

 

　　討 論 ：企業(yè)對重要的、專業(yè)的制度在起草過程中，應(yīng)由制度的起草部門組織相關(guān)部門專業(yè)人員起草，必要時可邀請外部專家參與討論， 也可由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組織開會討論。

 

　　會 簽 ：制度擬定并經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后 ，按照流程由相關(guān)部門進(jìn)行會簽。

 

　　審批：由制度起草部門將會簽后的制度經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

 

四、正確掌握制度的發(fā)布和宣貫方法

 

　　1、制度發(fā)布載體與形式

 

　　載體：企業(yè)制度可以紙質(zhì)、電子等形式為載體；

 

　　表達(dá)：企業(yè)制度可用文字、表格、圖示等形式表達(dá)；

 

　　形式：企業(yè)制度可以紅頭文件、非紅頭文件 （如白皮書等）等形式發(fā)布。

 

　　2、發(fā)布

 

　　企業(yè)制度可以紙質(zhì)文件、網(wǎng)絡(luò)公示等形式進(jìn)行發(fā)布，并做好發(fā)放信息控制。

 

　　3、宣貫

 

　　企業(yè)應(yīng)本著 “誰起草 、誰貫宣”的原則， 由制度起草部門負(fù)責(zé)制度的宣傳、培訓(xùn) ，確保執(zhí)行者對制度的理解到位。

 

　　制度宣貫可通過會議、專題培訓(xùn)及網(wǎng)絡(luò)宣講等形式進(jìn)行，將制度的培訓(xùn)納入企業(yè)年度培訓(xùn)計劃。

 

五、著力制度的檢查與評價

 

　　制度執(zhí)行情況的檢查，由制度起草部門定期對制度實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督抽查，發(fā)現(xiàn)未按制度要求執(zhí)行的，采取相應(yīng)的處罰措施。

 

　　制度實(shí)施情況的評價，企業(yè)每年由制度起草部門組織對制度實(shí)施情況的評價，通過評價， 由制度起草部門提出對制度的新增、修訂或廢止的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作 為 年 度 《制度建設(shè)計劃）〉的輸入。