1、僅提供檢查員要看的文件資料；

 

　　2、所有遞交給檢查人員的文件，事先一定要盡可能經(jīng)部門負責人快速檢查一遍（以免有紙條夾帶或其他錯誤如漏簽名等現(xiàn)象）；

 

　　3、慎重回答檢查員對原始數(shù)據(jù)和各種記錄所提出的問題（以免使檢查員產(chǎn)生有“造假”的錯覺）。

 

　　（二）人員方面：

 

　　1、在檢查人員到來之前，所有相關(guān)人員必須提前就位；

 

　　2、由公司指定人員負責會議安排和迎接檢查員；

 

　　3、由公司指定領導向檢查員介紹所有相關(guān)人員；

 

　　4、由公司指定人員陪伴檢查員進行現(xiàn)場，要保持陪同人員最少，以免出現(xiàn)有阻礙檢查錯覺。

 

　　5、檢查期間，各部門負責人必須將檢查過的內(nèi)容、檢查員質(zhì)疑的問題、檢查時被發(fā)現(xiàn)的指出的問題于當天下班前匯總到質(zhì)量部簡短總結(jié)，并提醒到各部門接下來需注意；

 

　　6、檢查過程需有一名經(jīng)驗豐富的領導人員，統(tǒng)籌指揮、盡可能靈活引導現(xiàn)場檢查，做出預測決策，揚長避短。

 

五、檢查員提問問題時必須注意

 

　　1、未在SOP中規(guī)定而進行操作和管理的內(nèi)容，盡量不要和檢查員交談；

 

　　2、問啥答啥，禁止臨時發(fā)揮，不要展開或演繹解釋過多問題（檢查人員大多時候會在不同的地點、時間，向不同的人員提出同樣的問題。如果答案是不一致的，他們會產(chǎn)生疑問，為什么會這樣？）

 

　　3、對檢查員提問進行回答時

 

　�。�1）不能拒絕；

 

　�。�2）直接回答，不能含糊不清；

 

　�。�3）絕不能出現(xiàn)相互矛盾的回答；

 

　　（4）確實不會回答時，坦誠承認并提出讓更了解的人回答；

 

　�。�5）在回答問題時特別注意：要自信地回答問題，確保你的回答是準確的，如果你不知道，可放棄回答并提出讓更了解的人回答；如果問題的回答需要從專家的角度回答，請專家回答；

 

　　如果你承諾了一個問題，一定要完成它，切記不要說謊。

 

　�。�6）回答問題時避免出現(xiàn)的話語

 

　�、傥蚁脒@可能是

 

　　這意味著你不知道不了解，如果是你負責人，這是不可以接受的—你應該知道；不要試圖欺騙，不要說你不知這一狀況；停止你的錯誤，讓適合的人員提供正確的回答。

 

　　②是的，通常是

 

　　立即會引起檢查人員問不正常情況；應該避免，除非你有文件，驗證等支持不正常的情況；切記-回答僅回答被問的問題，不要試圖猜測檢查人員的下一個問題。

 

　�、勰遣皇俏业膯栴}

 

　　引出一個非常負面的反應，不要把你責任范圍應負責的問題推給其它部門，一定會引發(fā)調(diào)查就這一問題所相關(guān)的所有方面的問題，意味著部門間的不和諧，檢查人員一定會從假想的這里一定有相關(guān)的問題而開始調(diào)查。

 

　�、苣翘�貴了

 

　　所有負面的回應，都是不可接受的；提出可供選擇的方案，當檢查人員認為那是必需采取的措施，價格是不可接受的原因，通常會說明SOP沒有被很好的執(zhí)行；對變更對產(chǎn)品質(zhì)量的影響，沒有可靠的保證，這樣馬上就顯示出變更缺乏控制管理。

 

　�、菡f實話

 

　　給了一個印象，以上的回答都不是實情，成功的檢查是建立在誠信的基礎上的，不要讓粗心和無意漸漸地毀了誠信。

 

　�、尬覀円恢本褪沁@樣

 

　　首先表明你沒有改正的意向；看起來是不想聽取檢查員的意見；你的知識水平太差了，欠缺培訓。

 

六、必須遵守的“十要”和“十不要”

 

　�。ㄒ唬┦�要

 

　　1、要將你所提供的回應，全部整理歸納；

 

　　2、要做你或部門需作的事，講你或部門所需講的；

 

　　3、要確保所提供的資料或數(shù)據(jù)，在出示之前已被審核確認過；

 

　　4、要及時地給出正確的資料或信息；

 

　　5、要確保你及部門的區(qū)域干凈整潔；

 

　　6、要及時解決和處理細小的問題，在檢查員知道之前；

 

　　7、如果你沒聽懂所問的問題，首先要弄清楚問題再回答；

 

　　8、僅就問題而答，只要拿所需資料；

 

　　9、要非常熟悉你的現(xiàn)場和檔案資料；

 

　　10、要快速提供關(guān)鍵的文件檔案。

 

　　（二）十不要

 

　　1、不要猜測。如果你不是最適合的人選，你就不要回答；

 

　　2、不要胡聊。確保你的回答簡明而正確；

 

　　3、不要被檢查人員干擾，保持平靜和有序的心態(tài)完成；

 

　　4、不要顯得沒有信心，吞吞吐吐；

 

　　5、不要說謊或回避；

 

　　6、不要給出不可能獲得支持的承諾；

 

　　7、不要首先申辯而后回應；

 

　　8、不要提供虛假的數(shù)據(jù)或信息；

 

　　9、不要違反SOP，同時也不許檢查人員違反；

 

　　10、不要提供與本次認證無關(guān)的同類資料給檢查人員。

 

　　企業(yè)必須通過提高軟件及硬件管理水平予以平常心適應對待。在盡量減少或不影響或生產(chǎn)運行的情況下，強化并細化現(xiàn)場管理，因為絕大部分問題都是從現(xiàn)場引發(fā)的。首先從提高人員執(zhí)行力做起，制定各類問題的整改目標方案，每個明確的目標均要保障有強力的PDCA循環(huán)，如此不斷改善提高并形成良好循環(huán)。