對企業(yè)提出不符合后，審核員對組織糾正不符合情況的驗證，以及組織所實施的“關閉”不符合的過程，既可能為組織實現(xiàn)增值，又可能給組織帶來負面影響。如果審核員能通過開具的不符合報告，在規(guī)定的時間內確保組織已令人滿意地按照要求對不符合進行了糾正，就可以認為審核員為組織提供了增值服務，增加了組織獲得顧客滿意的可能性。

        那么，審核員如何對不符合進行有效驗證和關閉，以達到認證機構和受審核方都滿意的結果呢？

        首先，需要驗證受審核方對不符合所采取的措施。

        體系審核員需要評審受審核方對不符合所采取的措施，并驗證其有效性O一般情況下，組織對不符合所采取的措施有兩種不同的順序（每種順序都有三部分相同的內容）：

        ①糾正一原因分析一糾正措施；
        ②原因分析L喳H正一糾正措施。

        針對上面兩種不同的順序，企業(yè)可以根據(jù)產(chǎn)品類型或不符合的情況選擇一種。無論選擇哪一種，解決不符合的三部分內容都是相同的。例如，對軟件產(chǎn)品，在查明原因之前不可能實施糾正；對硬件產(chǎn)品，如剎車片磨損的警示燈亮了就應該立刻實施糾正。

        在這三部分內容中，ISO9000標準給出了定義和陳述：不符合（不合格）是指“未滿足要求”，糾正是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施”，糾正措施是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。

        其中，“糾正”是消除已發(fā)現(xiàn)的不合格的措施。例如，糾正可以是用合格產(chǎn)品置換不合格產(chǎn)品，或是用程序的現(xiàn)行有效版本替代已作廢的版本。針對‘糾正措施”，必須首先確定不合格的原因。在這個過程中，組織可以有很多種方法和工具確定不合格的原因，從簡單的頭腦風暴法到較復雜的系統(tǒng)問題解決技術（如問題根源分析、魚刺圖、“SWIH”等）。審核員應熟悉這些工具的使用方法。因為實施糾正措施的程度和有效性取決于對真實原因的識別。在某些情況下，這甚至會有助于組織識別并盡可能避免其他領域類似的不合格。

        在驗證組織對不合格所采取的措施時，審核員需確認組織是否提供了以上三部分內容，也就是糾正、原因分析、糾正措施的文件和客觀證據(jù)，并且是適宜的。

        接下來，審核員需驗證的重要要素包括：

• 措施的陳述是否清楚、簡練；措施是否徹底，是否準確地引用了特定的文件、程序等，是否適宜；
• 糾正措施完成的日期，應是表示糾正措施已完成的日期（過去的日期）；
• 支持糾正措施已完全、有效實施的聲明的證據(jù)，糾正措施已按其描述的方式完成的證據(jù)。

        審核員還應驗證組織已確保所采取的措施不會對產(chǎn)品質量或質量管理體系的實施帶來新的問題。

        同時，糾正和糾正措施并不一定同時需要。在某些情況下，只需要糾正或糾正措施一項就可以滿足驗證和關閉的要求。例如，組織能夠證實不符合是偶然發(fā)生，或該不符合再發(fā)生的概率很低。

        需要注意，糾正措施和預防措施是不同的。有效的糾正措施指通過消除發(fā)生原因而預防不合格的再發(fā)生。但是，不要把糾正措施和預防措施相混淆。ISO9000 標準3.6.4條款對“預防措施”給出的定義是“為消除潛在不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。按照這個定義的性質，預防措施與已發(fā)現(xiàn)的不符合無關。然而，對已發(fā)現(xiàn)的不符合的原因進行分析，可能識別出組織其他領域潛在的不符合，并為預防措施提供條件。

        最后，如何關閉不符合呢？

        不符合的表現(xiàn)往往是獨立的，可以有許多方法或活動來關閉它們。例如，有些要求可以在現(xiàn)場直接檢查（這可能要求附加現(xiàn)場訪問），有些要求則可以遠程關閉（僅評審所提交的文件證據(jù)即可）。

        在決定關閉不符合之前，審核組長或審核員（一名審核員單獨審核時）應當評審組織在糾正／分析原因方面做了些什么，通過實施糾正措施得到了怎樣的結果。審核組長／審核員需確�？陀^證據(jù)（包括支持性文件）能夠證實所描述的糾正措施已完全實施了，并且對預防不符合再發(fā)生是有效的。只有當這些情況均令人滿意，審核員才可以關閉不符合。