在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對輸入數(shù)據(jù)有一個明確的認(rèn)識，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。
一、輸入文本
Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個單元格中最多可容納32000個字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個段落的結(jié)束，光標(biāo)會自動移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會自動移到當(dāng)前單元格的下一個單元格，出現(xiàn)這種情況時，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時按回車鍵。
二、輸入分?jǐn)?shù)
幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們在單元格中輸入分?jǐn)?shù)時，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應(yīng)該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。
三、輸入負(fù)數(shù)
在單元格中輸入負(fù)數(shù)時，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識，也可將數(shù)字置在（）括號內(nèi)來標(biāo)識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會自動顯示為“-88”。
四、輸入小數(shù)
在輸入小數(shù)時，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當(dāng)輸入帶有逗號的數(shù)字時，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動添零，可指定一個負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零，變成“88 000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項，可以在輸入數(shù)據(jù)時自帶小數(shù)點(diǎn)。
五、輸入貨幣值
Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會自動套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。
六、輸入日期
Excel是將日期和時間視為數(shù)字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。
七、輸入時間
在Excel中輸入時間時，用戶可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分38秒，用24小時制輸入格式為：2:30:38，而用12小時制輸入時間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時間，則按Ctrl+Shift+;鍵