在Excel表格的制作過程中，經(jīng)常需要輸入一些重復(fù)數(shù)據(jù)或按規(guī)律遞增或遞減的內(nèi)容。“填充”是Excel的常用功能之一，用好它可以提高數(shù)據(jù)錄入速度，人們應(yīng)該很好地掌握它。
商陽劍：自定義序列
因為在表格中填入數(shù)據(jù)時，常有如連續(xù)的月份、星期幾、第幾季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，這些數(shù)據(jù)按一定的順序排列得十分規(guī)則，故而Excel中已把它們定義成了一些序列，在我們“自動填充”時，這些序列就自動地填充到指定的單元格區(qū)域中。
如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當(dāng)在起始單元格填有“Sun”時，則可利用自動填充功能在預(yù)填充區(qū)域的單元格中按順序循環(huán)填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……
除“星期”序列之外Excel還定義了哪些序列呢？通過菜單“工具/選項…”打開“選項”對話框，選擇“自定義序列”標(biāo)簽，你就會發(fā)現(xiàn)它們。
其實，你也可以根據(jù)自己的需要，建立自己的“自定義序列”，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。方法是：
1. 用“工具/選項”菜單命令，打開“選項”對話框；
2. 切換到“自定義序列”標(biāo)簽，在“自定義序列”列表框中單擊“新序列”，再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。每輸完序列中的一項，都要按一次Enter鍵。
3. 單擊“添加”按鈕，新序列就出現(xiàn)在“自定義序列”列表框中了。
4. 單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“選項”對話框。
之后，只要在單元格輸入序列中的某一項，如“部門A”，則“部門B、部門C、部門D……”等其它項目就可以用自動填充來輸入了。
中沖劍： “序列”對話框的使用
在用菜單法進(jìn)行自動填充時，打開過“序列”對話框。除用其中的“自動填充”選項達(dá)到前面提到的填充效果外，還可以應(yīng)用其他選項來填充數(shù)字、日期的特殊序列。
1. 比如，想在一個“列”的區(qū)域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是：
(1)在起始單元格中輸入數(shù)值1；
(2)選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；
(3)用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框；
(4)在“序列產(chǎn)生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選擇“等差數(shù)列”，“步長”設(shè)定為2；
(5)單擊“確定”，則在選定的區(qū)域就填好一個1、3、5、7……的等差序列。
2. 如果，想填充有關(guān)年份遞增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：
(1)在起始單元格中輸入日期1980-3-15；
(2)選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；
(3)用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框；
(4)在“序列產(chǎn)生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選擇“日期”；
(5)這時“日期單位”選項可用了，選擇“年”；
(6)“步長”設(shè)定為2；
(7)單擊“確定”，則在選定的區(qū)域就填好了一個想要的日期序列。
用類似的方法，可填充年份遞減的日期序列，還可填充月份、日期遞增(減)的日期序列。
少沖劍：用鼠標(biāo)右鍵拖拽“填充柄”進(jìn)行填充
前面說過，用鼠標(biāo)左鍵拖拽“填充柄”可以進(jìn)行自動填充。其實用鼠標(biāo)右鍵拖拽“填充柄”也可以進(jìn)行填充，當(dāng)然填充形式更多樣。方法是，填好起始單元格數(shù)據(jù)，用鼠標(biāo)指向填充柄，按下鼠標(biāo)右鍵在同一行(或同一列中)進(jìn)行向左、向右(或向上、向下)拖拽到預(yù)定單元格后，松開右鍵，這時會彈出一個快捷菜單。
點(diǎn)擊相應(yīng)菜單，可完成相關(guān)操作。如點(diǎn)擊“復(fù)制單元格”，可在鼠標(biāo)拖拽的范圍內(nèi)，用起始單元格數(shù)據(jù)復(fù)制填充。
關(guān)沖劍：其它幾個菜單項
當(dāng)鼠標(biāo)指向菜單“編輯/填充”時，其子菜單中除有“序列…”外，還有“向下填充”、“向右填充”、“向上填充”和“向左填充”幾個菜單項。它們的作用都是以復(fù)制的形式填充選定的單元格區(qū)域。
現(xiàn)舉例來說明“向右填充”的作用，其它菜單項作用類似。以B2作為起始單元格，在其中輸入一個日期2004-3-15，再從B2向右選定含有若干個單元格的區(qū)域，用菜單命令“編輯/填充/向右填充”，則所選區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)皆為2004-3-15。
少澤劍：幾個特別的填充操作
有幾個特別的填充操作，不妨試試，看看有什么效果：
1. 在同列(行)兩相鄰單元格中，分別輸入兩數(shù)值型數(shù)據(jù)。同時選中它們，并以之為起始點(diǎn)，用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄向上或下(在行中為向右、向左)拖拽填充，這時也會有等差序列出現(xiàn)。此法對日期型、時間型、含數(shù)字的字符型和自定義序列中的數(shù)據(jù)均有產(chǎn)生等差序列的效果。
2. 在用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄進(jìn)行填充時，同時按住鍵盤上的Ctrl鍵。你會發(fā)現(xiàn)不同類型的數(shù)據(jù)會有不同的填充效果，請注意區(qū)分。
少商劍：自動填充
自動填充是直接利用現(xiàn)有單元格數(shù)據(jù)對其附近的單元格或單元格區(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)的智能填充�？梢杂貌藛畏绞胶褪髽�(biāo)拖拽填充柄的方式進(jìn)行。
1. 菜單方式
(1)在欲進(jìn)行自動填充的起始單元格鍵入數(shù)據(jù)，并選中包括起始單元格在內(nèi)的單元格區(qū)域(行或列)。
(2)用菜單：“編輯/填充/序列…”，彈出“序列”對話框。
(3)欲橫向自動填充序列，在“序列產(chǎn)生在”欄選中“行”選項；否則選中“列”選項按鈕。
(4)在“類型”選項中選擇“自動填充”；
(5)單擊“確定”按鈕。
2. 用鼠標(biāo)拖拽填充柄方式
鼠標(biāo)拖拽填充柄方式是最簡單方便的自動填充方式。填充柄是位于選定單元格或區(qū)域的右下角的小黑塊。
(1)在起始單元格中鍵入數(shù)據(jù)并選中該單元格。
(2)將鼠標(biāo)指針指向填充柄(選定區(qū)域右下角的黑色小方塊)，指針變成黑十字形狀。
(3)按下鼠標(biāo)左鍵向欲填充的方向(列中為上下，行中為左右)拖拽，至滿足需要的區(qū)域為止。
3. 自動填充小結(jié)：
(1)若起始數(shù)據(jù)為日期型，則填充的效果是日期按天數(shù)遞增或遞減，如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16……；
(2)若起始數(shù)據(jù)為時間型，則填充的效果是單元格的時間型數(shù)據(jù)按小時數(shù)遞增或遞減，如3:34、4:34、5:34……；
(3)若起始數(shù)據(jù)為已定義的“自定義序列”中的數(shù)據(jù)，則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入(有關(guān)“自定義序列”后敘)；
(4)若起始數(shù)據(jù)為含有阿拉伯?dāng)?shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是字符復(fù)制，而其中的數(shù)字遞增或遞減，如第1名、第2名、第3名……；如abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……(注：若含有幾個被分開的數(shù)字，則最右邊的數(shù)字發(fā)生遞增或遞減)；
(5)若起始數(shù)據(jù)為數(shù)值型、邏輯型或其它不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是復(fù)制起始單元格的數(shù)據(jù)。