Excel中有許多優(yōu)秀的功能可以幫我們方便、快捷地解決日常教學辦公中的問題，在使用過程中，我積累了一些經(jīng)驗，寫出來與大家一起分享。
1.條件格式設置的妙用
手工填寫的成績冊上，教師通常將不及格的成績用紅色筆填寫。如何在Excel的成績表中實現(xiàn)這一功能呢？我們可以借助Excel中的“條件格式”功能實現(xiàn)。具體步驟為：全選成績表，單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令，打開如圖1所示的對話框。設置條件為“單元格數(shù)值小于60”，單擊[格式]按鈕，從彈出的“單元格格式”對話框中將顏色設為“紅色”，[確定]即可。我們會發(fā)現(xiàn)分值小于60的單元格的數(shù)值自動變成了紅色。
而且這樣設置的好處是：如果有學生的分數(shù)統(tǒng)計有錯誤，更改分數(shù)后，及格了的成績將會自動取消紅色的標記，不及格的成績會自動加上紅色的標記。
2.對多張工作表設置頁面
打印Excel工作表時，需要對打印工作表分別進行頁面設置。其實，在實際操作過程中，若頁面設置的參數(shù)相同，可以一次選中多張工作表，同時對它們進行頁面設置操作。具體步驟為：按住“Ctrl”鍵不放，分別單擊要打印的工作表標簽名稱，使打印的工作表同時處于被選中狀態(tài)，單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，設置參數(shù)，[確定]后就可以直接進行打印操作了。
3.快速輸入無序數(shù)據(jù)
在Excel數(shù)據(jù)表中，我們經(jīng)常要輸入大批量的數(shù)據(jù)，如學生的學籍號、身份證號等。這些數(shù)值一般都無規(guī)則，不能用“填充序列”的方法來完成。通過觀察后我們發(fā)現(xiàn)，這些數(shù)據(jù)至少前幾位是相同的，只有后面的幾位數(shù)值不同。通過下面的設置，我們只要輸入后面幾位不同的數(shù)據(jù)，前面相同的部分由系統(tǒng)自動添加，這樣就大大減少了輸入量。例如以學籍號為例，假設由8位數(shù)值組成，前4位相同，均為0301，后4位為不規(guī)則數(shù)字，如學籍號為03010056、03011369等。操作步驟如下：選中學籍號字段所在的列，單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在“分類”中選擇“自定義”，在“類型”文本框中輸入“03010000”(如圖2)。不同的4位數(shù)字全部用“0”來表示，有幾位不同就加入幾個“0”，[確定]退出后，輸入“56”按回車鍵，便得到了“03010056”，輸入“1369”按回車便得到了“03011369”。身份證號的輸入與此類似。
4.設置頂端標題行和打印選定區(qū)域
用Excel分析處理成績是每一次考試后教師們要完成的工作，最后要打印出各班的成績冊，要求每頁都有表頭和頂端標題行，各班的成績冊要打印在單獨的紙張上。事實上，紙張大小設置好后，在預覽時會發(fā)現(xiàn)：各班學生的名冊有的剛好在一張紙上，有的則不在一張紙上，很多教師通過插入空行和復制頂端標題行的方法來進行打印操作，但如果添加或刪除幾行記錄，整個版面就亂了。
下面的操作步驟也許會給您帶來驚喜：
(1)設置頂端標題行：打開“頁面設置”對話框中的“工作表”標簽，單擊“頂端標題行”文本框右側的[壓縮對話框]按鈕，選定表頭和頂端標題所在的單元格區(qū)域，再單擊該按鈕返回到“頁面設置”對話框，單擊[確定]按鈕。
(2)打印區(qū)域的選擇：選定要打印的班級(一個班)所在的單元格區(qū)域，單擊“文件”菜單中的“打印”命令(不要單擊“常用工具欄”上的[打印]按鈕)。從彈出的“打印”對話框中選中“選定區(qū)域”單選框，再單擊[預覽]按鈕，怎么樣？還滿意吧，現(xiàn)在就可以打印了。